Operatives Controlling: Definition, Aufgaben & Beispiele

Das operative Controlling liefert auf Grundlage ausführlicher Analysen wichtige Informationen für die Steuerung eines Unternehmens. Mit der zunehmenden Globalisierung des Geschäftslebens sowie des sich verschärfenden Wettbewerbs zwischen den Unternehmen wird das Controlling immer wichtiger. Selbst für kleine Betriebe lohnt es sich, regelmäßig Daten gezielt auszuwerten und die Geschäfte zu planen.

Die Definition des Begriffes „Operatives Controlling“

Unter dem Begriff „Operatives Controlling“ werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die ein Unternehmen zur Kontrolle seiner Geschäftsabläufe sowie zur Planung und Steuerung der eigenen Tätigkeit ergreift. Dabei konzentriert man sich hier auf einen kurz- und mittelfristigen Planungshorizont. Die langfristige Planung und Steuerung gehört dagegen zu den Aufgaben eines strategischen Controllings.

In das operative Controlling beziehst du alle Bereiche deines Geschäfts ein. Informationen dafür liefern nicht nur das Rechnungswesen bzw. die Finanzbuchhaltung, sondern auch die Kosten- und Leistungsrechnung, die Logistik, das Lagerwesen oder die Personalabteilung. Betrachtet werden Leistungen und Kosten, Erträge und Aufwände, Einzahlungen und Auszahlungen sowie Output und Input, geleistete Stunden oder andere statistische Größen. Die Zielgrößen Gewinn und Rentabilität spielen im gesamten Controlling eine wichtige Rolle.

Große Unternehmen setzen auf umfangreiche Computersoftware, meist ERP-Software (Enterprise Resource Planning Software), mit der Daten erfasst und auch ausgewertet werden können. Ähnliche Lösungen gibt es heute auch schon für kleine und mittlere Betriebe. Ganz einfache Controllingsysteme kannst du dir sogar mit Excel selbst gestalten.

Die Aufgaben des operativen Controllings

Jedes Unternehmen plant seinen wirtschaftlichen Erfolg strategisch. Hier geht es um Jahresumsatz, Wachstumsraten, Renditen und Gewinne. Die gesteckten Ziele müssen dann jedoch auf die einzelnen Bereiche heruntergebrochen unterteilt werden. Das Aufstellen solcher Teilpläne gehört zu den wichtigsten Aufgaben des operativen Controllings. Hier treten die Controller als Vermittler zwischen der Geschäftsführung und den Abteilungen sowie zwischen den verschiedenen Bereichen untereinander auf. Im Laufe des Jahres kontrolliert das operative Controlling dann die Umsetzung der kurz- und mittelfristigen Planungen. Dafür sammelt es alle erforderlichen Daten und bereitet sie zielgerichtet auf. So entstehen Reporte, die an die Unternehmensleitung weitergeben werden. Diese Berichte melden die erreichten Ergebnisse, gleichzeitig analysieren sie auch Abweichungen zwischen Soll-Planung und Ist-Daten und benennen mögliche Ursachen. Meist werden neben Monatsberichten auch Quartalsreporte erstellt. Die erfassten Daten ermöglichen das Aufstellen von Prognosen zur Geschäftsentwicklung. Die Analysen und Reporte des operativen Controllings helfen dir somit, dein Unternehmen bewusst zu steuern. Nur wer seine Zahlen und Abläufe kennt, kann die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Operative Controllinginstrumente

Ein ganzer Katalog von Maßnahmen kann im operativen Controlling zur Erfüllung der vielfältigen Aufgaben genutzt werden. Dazu gehören

• der Soll-Ist-Vergleich vorgegebener Kennzahlen, produzierter Mengen und anderer wichtiger Daten
• die Liquiditätsplanung als Bericht über die Zahlflüsse im Unternehmen
• die betriebswirtschaftliche Auswertung einschließlich einer kurzfristigen Erfolgsrechnung
• die Break-Even-Analyse
• die Deckungsbeitragsrechnung der Kosten- und Leistungsrechnung
• die Prozesskostenrechnung
• die Investitions- und Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Beurteilung geplanter Maßnahmen
• die Hochrechnung (Rolling Forecast) für die Prognose über das Erreichen der Unternehmensziele.

Für die Abbildung wichtiger Daten nutzen viele Unternehmen ausgewählte betriebswirtschaftliche Kennzahlen auch im operativen Controlling. Beliebt ist die Balanced Scorecard, mit der wichtige Eckdaten aus verschiedenen Bereichen visualisiert werden. Betrachtet werden die Geschäftsabläufe aus der

• Finanzperspektive mit klassischen finanziellen Kennzahlen wie Rendite, Umsatz und Gewinn
• Kundenperspektive mit Kennzahlen zur Kundenbetreuung
• Prozessperspektive mit Daten der betrieblichen Abläufe
• Mitarbeiterperspektive.

Beispiel für die Anwendung verschiedener Instrumente im operativen Controlling

Ein Fahrradhersteller erweitert sein operatives Controlling mit dem Ziel, die Geschäftsabläufe besser zu kontrollieren und die erfassten Daten schneller für die Steuerung des Unternehmens einsetzen zu können. Ausgangspunkt sind die Ziele für das kommende Geschäftsjahr, über die die Geschäftsleitung Ende November informiert.

Die Abteilung Controlling bereitet daraufhin Quartalspläne vor. Im Mittelpunkt stehen hier

• Produktionspläne
• Kostenrechnungen
• die Liquiditätsvorschau.

Außerdem wird eine Balanced Scorecard entwickelt, in der folgende Kennzahlen für die einzelnen Bereiche definiert werden. Diese sollen nun quartalsmäßig ermittelt und reportet werden. Auch die Mitarbeiter der mittleren Leitungsebene erhalten hier Einblicke, denn die Auswertungen sollen in den Abteilungen zur Motivation des Personals genutzt werden:

1. Finanzperspektive:

• Umsatz
• Gewinn
• Rendite des Gesamtkapitals
• Rendite des Eigenkapitals

2. Kundenperspektive:

• Anzahl der Kundenbeschwerden
• Kundenzufriedenheit (Benotung)
• Anzahl der gewonnenen Neukunden
• Wiederverkaufsrate

3. Prozessperspektive:

• Dauer der Auftragsbearbeitung
• Nacharbeitsquote
• Logistikkosten

4. Mitarbeiterperspektive:

• Anzahl von Produktinnovationen und Verbesserungsvorschlägen
• Weiterbildungstage
• Krankenstand

Die Unternehmensleitung legt nun genau fest, welche Reporte sie außerdem nach Abschluss eines jeden Quartals benötigt:

• den Soll-Ist-Vergleich des Liquidationsplans
• die betriebswirtschaftliche Auswertung einschließlich Summen- und Saldenliste
• einen Produktionsforecast und die Hochrechnung der jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz

Dabei geht es nicht nur um die Auswertung der erfassten Daten, sondern vor allem um zu ergreifende Maßnahmen, wenn es nicht so läuft wie erwartet. Die Unternehmensleitung des Fahrradherstellers definiert daher, wann und in welcher Form sie informiert werden muss:

• bei einem Unterschreiten der Umsatzziele um mehr als 10 Prozent
• bei der Verteuerung der Einkaufspreise um mehr als 10 Prozent
• beim Überschreiten des Krankenstandes von mehr als 5 Prozent
• bei einer Erhöhung der Nacharbeitsquote um mehr als 2 Prozent

Operatives Controlling schaut in die Zukunft

Aufgabe des operativen Controllings ist auch die Analyse der Ursachen für Abweichungen. Die Geschäftsleitung muss langfristig wichtige Entscheidungen treffen, für die sie Informationen benötigt. Diese Fragen sollten beantwortet werden:

• Handelt es sich um ein zeitlich begrenztes Problem?

So kann sich etwa die Auslieferung eines Auftrages verzögern, so dass die Umsätze erst im nächsten Quartal gebucht werden können.

• Gibt es Lösungsmöglichkeiten und welche zusätzliche Kosten entstehen dadurch?

Bei einem hohen Krankenstand können Zeitarbeitskräfte die Produktion sichern, das verursacht jedoch höhere Personalkosten.

• Sind langfristige Auswirkungen zu erwarten?

Ein wichtiger Lieferant hat Insolvenz angemeldet und die Lieferungen eingestellt. Kurzfristig führte das Ausweichen auf einen anderen Anbieter zu erhöhten Einkaufskosten, die nicht auf die Verkaufspreise umgelegt werden konnten. Die betreffenden Produkte erzielen nun einen geringeren Deckungsbeitrag. Bietet sich keine Alternative, mit denen sich die kalkulierten Kosten einhalten lassen, muss der Verkaufspreis angehoben werden.