Wie findet man die richtige Controlling-Software? Das eigene Unternehmen aktiv und vorausschauend zu steuern – zu agieren, und nicht nur auf die Anforderungen des Marktes zu reagieren – kennzeichnet eine moderne Managementphilosophie. Beste Voraussetzung dafür ist die Kenntnis und die Nutzung der erfassten Zahlen aller Geschäftsvorfälle und aller betrieblichen Abläufe. Wenn du ein intelligentes Controllingsystem aufbauen möchtest, so installiere eine Controlling-Software, die dich dabei effizient unterstützt.
Ziele der Einführung eines Controllingsystems
Das betriebliche Controlling hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt, ist längst nicht mehr nur Anhängsel der Buchhaltung. Während über viele Jahre die Kontrollfunktion als die wichtigste Aufgabe eines Controllers angesehen wurde, steht heute die Vorlage von Informationen für die Unternehmenssteuerung im Vordergrund. Dabei geht es um die Auswertung der Zahlen aus dem täglichen Geschäft und deren Nutzung für mittel- und langfristige Strategien sowie das Gegenüberstellen verschiedener Szenarien mit unterschiedlichen Lösungsansätzen. Eine Software für das Controlling muss also die erfassten Daten aufbereiten und viele Möglichkeiten bieten, diese aus Sicht des Managements darzustellen. Controller übernehmen damit viel Verantwortung:
1. Planung
Im Controlling werden Budgets aufgestellt, Liquiditätsplanungen entworfen und die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensteilen bei der Umsetzung der Pläne koordiniert.
2. Information
Grundlage des Controllings sind die in allen anderen Abteilungen erfassten Daten, hier geht es nicht nur um die Zahlen aus dem Rechnungswesen. Die Verantwortlichen müssen vorgeben, in welchem Umfang und in welcher Form die Informationen daher erfasst werden sollten. Dabei arbeiten sie eng mit den IT-Spezialisten zusammen.
3. Kontrolle und Analyse
Mit Hilfe des Vergleichs zwischen Plan- und Ist-Zahlen erstellen Controller eine Abweichungsanalyse und suchen Ursachen für die ermittelten Differenzen.
4. Steuerung
Die gezielt aufbereiteten Daten des Controllings bereiten die Entscheidungen des Managements vor. Nur mit der Auswahl der richtigen Methoden stellt der Controller sicher, dass die Informationen nicht verkehrt interpretiert werden. Controller nutzen die Ergebnisse ihrer Abweichungsanalysen für die Weiterführung ihrer Planungen, zeigen unterschiedliche Lösungsansätze für die Überwindung von Hemmnissen auf und errechnen wirtschaftliche Konsequenzen daraus.
Aufbaumöglichkeiten für ein eigenes Controllingsystem
Möchtest du in deinem Unternehmen ein effektives Controllingsystem aufbauen, das passgenau deinem Geschäft hilft, so kannst du drei Wege einschlagen:
1. Du schaffst ein ERP-System an, in dem das Modul Controlling bereits enthalten ist. Damit hast du alle Informationen in einem System, die Übergabe von Daten entfällt. Alle wichtigen Prozesse deines Unternehmens sind hier abgebildet, die Bereiche kommunizieren miteinander, verschiedene Nutzer können zeitgleich auf die Daten zugreifen. Das System spart insgesamt Zeit und beugt einem Informationsverlust vor, ist aber kostenintensiv. Außerdem sind diese umfangreichen Systeme recht starr in den Vorgaben. Für Anpassungen benötigst du meist die Unterstützung der spezialisierten Entwickler. Das treibt die Folgekosten in die Höhe.
2. Auf der Basis eines bereits vorhandenen Systems baust du dir mit der Tabellenkalkulation Excel eigene Controlling-Tools. Die Vorsysteme, also deine Finanzbuchhaltung, dein Warenwirtschaftssystem oder auch dein ERP-System (ohne Controlling-Modul) sammeln alle Informationen ein und übergeben sie an Excel. Hier kannst du auf viele bereits erstellte Tabellen und Tools zurückgreifen, die es auch im Internet gibt. Diese Möglichkeit erfordert viele betriebswirtschaftliche Vorkenntnisse, da die Auswertungen selbst erstellt bzw. angepasst werden müssen. Dafür bietet sie aber eine hohe Flexibilität.
3. Du nutzt eine selbständig arbeitende Controlling-Software. Dazu übergibst du per Schnittstelle alle Informationen aus deinem Vorsystem an die ausgewählte Controlling-Software. Hier sind die wichtigsten Auswertungen der verschiedenen Bereiche bereits vordefiniert und so auf Knopfdruck verfügbar. Einfache Anpassungen an die eigenen Anforderungen kannst du meist selbst erledigen, wie etwa das Anlegen von Aufstellungen und Tabellen, das Ändern von Grafiken oder das Hinzufügen von Auswertungen. Weitere Individualisierungen übernimmt dann der betreuende IT-Dienstleister.
Welche Vorteile bietet eine spezielle Controlling-Software?
Die wichtigste Datenbasis eines Controllers sind die Daten des Rechnungswesens sowie der Produktionssteuerung. In vielen Computerprogrammen der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft finden sich daher Module für das Controlling. Warum solltest du dich daher für die Anschaffung einer (separaten) Controlling-Software entscheiden?
Ein speziell für das Controlling entwickeltes Programm bietet dir umfassendere Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten der Ergebnisse. Es ist nicht mehr nur das Nebenprodukt einer anderen Anwendung. Wenn dein Unternehmen für ein vollumfassendes Enterprise Resource Planning (ERP-System) zu klein ist oder sich diese Investition nicht lohnt, so setze für die Unternehmenssteuerung ein Controllingsystem ein.
Je nach Software-Umfang wird es dir möglich, auf die gewünschten Informationen jederzeit zuzugreifen, sei es auf die betriebswirtschaftlichen Daten der Finanzbuchhaltung oder auf die Warenflüsse der Fertigung. Optimierungspotential und natürlich auch wirtschaftliche Schwierigkeiten werden viel schneller sichtbar. Mit professionellen Visualisierungen überzeugst du auch potentielle Investoren oder deine finanzierende Bank von deinen Geschäftszahlen.
Funktionen des Controllings bestimmen den Umfang der Software
Innerhalb der Unternehmenssteuerung kristallisierten sich in den letzten Jahrzehnten verschiedene Themenschwerpunkte heraus. Welche Bereiche du davon mit Hilfe einer Software steuern und unterstützen möchtest, richtet sich vor allem nach dem Umfang deiner Geschäftstätigkeit:
Operatives Controlling
- Planung und Budgeterstellung
- Analyse
- Reporting
Vertriebscontrolling
- Steuerung des Produktportfolios
- Management des Vertriebs
Finanzcontrolling
- Finanz- und Erfolgsplanung
Kostencontrolling
- Aufdecken von Kostenstrukturen
- Soll-Ist-Analysen der Kosten- und Leistungsrechnung
- Optimierungen
Liquiditätsmanagement
- Steuerung der Zahlflüsse
- Forderungsmanagement
- Liquiditätspläne
Personalcontrolling
- Soll-Ist-Analysen
- Personalplanung
Risikomanagement
- systematisches Bewerten von Chancen und Risiken
- Entwerfen von Entwicklungsszenarien
Investitionscontrolling
- Investitionsrechnungen
- Finanzierungsvergleiche
- Make-or-Buy-Entscheidungen, Outsourcing-Lösungen
Konsolidierung
- Zusammenführen einzelner Unternehmen zum Konzernabschluss
Welche Kriterien solltest du bei der Auswahl einer Controlling-Software berücksichtigen?
On-Premise-Anwendung oder Cloud-Software
Umsatzgröße, Mitarbeiteranzahl und Informationsmenge umsatzstarker Unternehmen stellen andere Anforderungen an eine Controlling-Software als die Geschäfte eines kleineren Internethändlers. Sie werden sich für eine On-Premise-Software entscheiden, die speziell auf sie zugeschnitten wird. Diese läuft auf hauseigenen Servern, das Unternehmen muss die Hardware dafür anschaffen.
Cloud-Anwendungen, bei denen die Controlling-Software online zur Verfügung gestellt wird und die Daten des Unternehmens ebenfalls auf Servern externer Anbieter im Netz gespeichert werden, sind vor allem bei kleineren und jüngeren Betrieben beliebt. Optimal sind hier die Zugriffsmöglichkeiten von allen mobilen Endgeräten sowie von jedem Ort der Welt, der einen Internetanschluss bietet. Hardware brauchst du dafür nicht, doch dafür hast du deine Daten nicht selbst unter Kontrolle. Auch den Datenschutz legst du in fremde Hände.
Flexibilität und Wachstumschancen
Jedes Unternehmen ist anders – seine Philosophie, die Geschäftsinhalte sowie die Kosten- und Leistungsstruktur bestimmen die Anforderungen an das Controllingsystem. Wähle daher eine Controlling-Software aus, die du selbst oder deine Mitarbeiter auf die eigenen Bedürfnisse anpassen können. Wenn vorgegebene Prozesse einfach auf neue Sachverhalte übertragen werden können, bleibt dein Management in den Auswertungen flexibel und unabhängig. Das gilt erst recht dann, wenn dein Unternehmen wachsen soll – neue Produkte, andere Märkte und mehr Umsatz müssen im Controlling erfasst werden. Deine Software sollte daher skalierbar sein.
Funktionalität
Auch wenn die Software nicht modular aufgebaut ist, sollte sie die Bereiche des Controllings abdecken, die du benötigst. Ein vorher aufgestelltes Anforderungsprofil hilft dir bei der Wahl des richtigen Produktes. Auf das operative Controlling, das Liquiditätsmanagement sowie das Kostencontrolling legen die meisten Unternehmen großen Wert. Im Handel muss der Vertriebsbereich natürlich mit berücksichtigt werden, ein
separates Personalcontrolling lohnt sich dagegen nur für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
Lizenzanzahl und Mandanten- und Netzwerkfähigkeit
Viele Software-Anbieter gestalten ihre Preismodelle in Abhängigkeit von der Anzahl der Lizenzen, die für die Mitarbeiter benötigt werden. Der Einsatz der Software in einem Netzwerk ist heute bereits selbstverständlich. Achte darauf, eine mandantenfähige Version auszuwählen, wenn du verschiedene eigenständige Unternehmen oder verschiedene Klienten betreust.
Schnittstellen zu vorhandener Software
Die neue Controlling-Software muss sich in das bereits vorhandene System sehr gut einfügen. In einem ERP-System kann sie mit allen anderen Modulen kommunizieren – eine selbständige Controlling-Software übernimmt die Daten deines Vorsystems (Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP) am besten über eine Schnittstelle. Achte daher darauf, dass entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stehen.
Möglichkeiten der Visualisierung
Ein Controlling-Software lebt von ihren Auswertungen. Die Datenanalyse bildet die Grundlage der Arbeit, die Erkenntnisse müssen sich jedoch in geeigneter Form präsentieren lassen. Mit deiner Software solltest du nicht nur Tabellen und Übersichten erstellen können. Kostenvergleiche oder auch Entwicklungsszenarien lassen sich mit Diagrammen oder anderen Möglichkeiten viel besser darstellen.
Preis für die Anschaffung und Folgekosten
Der Kauf einer Controlling-Software und ihre Anpassung an die eigenen Wünsche sind preisintensiv. Die Hardwarekosten kommen hinzu. Gerade für On-Premise-Lösungen kommen schnell mehrere tausend Euro zusammen. Zu den Folgekosten zählen Updates und Wartungen sowie die Aufwendungen für Nachprogrammierungen, mit denen du eventuell auch einen IT-Spezialisten beauftragen musst. Software in der Cloud ist günstiger, hier zahlen die Anwender in der Regel nur Nutzungsgebühren. Die Software geht nicht in ihr Eigentum über.
Controlling-Software – Ein Marktüberblick
Als Unternehmer hast du die Wahl zwischen vielen verschiedenen Anbietern, die Software für das Controlling entwickelt haben.
Oracle
Der große amerikanische Softwareentwickler bietet neben ERP-Lösungen auch spezielle Software für das Controlling. Die On-Premise-Version ist unter dem Namen Oracle Hyperion Planning erhältlich, die Cloud-Variante heißt Budgeting Cloud Service. Geeignet sind die Programme für die Steuerung der Geschäfte in großen und mittelgroßen Unternehmen.
Saxess
Vor allem im operativen Controlling unterstützt die Software SX Data Factory des deutschen Unternehmens Saxess mittlere und kleinere Betriebe sowie Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen. Außerdem eignet sie sich für das Investitions- sowie Liquiditätscontrolling und bietet verschiedene Planungsszenarien für die Personalverwaltung. User schätzen die gute Anpassungsfähigkeit der Anwendung sowie ihre Excel-ähnliche Oberfläche. Die Cloud-Software ist mit mehr als 100 bekannten ERP-Systemen kompatibel.
Diamant Software
Die unterschiedlichsten Datenquellen lassen sich auch in der Software Diamant 2020 Business Intelligence einbinden, entwickelt und vertrieben von der Diamant Software GmbH. Die IT-Spezialisten für das Rechnungswesen bieten hier eine SaaS-Software, die genau auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. So kaufst und benutzt du nur, was du tatsächlich brauchst. Die Software bietet vorbereitete OLAP-Würfel, so dass sämtliche Prozesse der betrieblichen Wertschöpfung analysiert werden können. Damit liefert das Produkt eine gute Controlling-Grundlage für mittelständische und größere Unternehmen sowie Konzerne, die mehrere Firmen unter einem Dach vereinen.
Seneca Business Software
Ebenfalls von einem deutschen IT-Dienstleister wurde die Software Seneca Controlling entwickelt. Drei verschiedene webbasierte Varianten bieten je nach Bedarf eine unterschiedliche Anzahl an Modulen. Die Software überzeugt mit einer hohen Flexibilität, Mandantenfähigkeit und ihrer Skalierbarkeit.
Umfangreicher Controlling-Software-Vergleich für die richtige Entscheidung
Bedenke, dass die Auswahl der Controlling-Software die Weichen für die Steuerung deines Geschäfts für viele Jahre stellen soll. Schließlich investierst du nicht nur Geld, sondern auch Energie in die Einführung der Software und in die Schulung aller Nutzer. Halte daher zuerst schriftlich fest, welche Anforderungen deine Software erfüllen muss – welche Bereiche des Controllings helfen dir, dein Unternehmen operativ und strategisch zu steuern? Suche drei bis vier Programme aus, die du näher testen möchtest. Nutze Demoversionen, fordere Unterlagen beim Entwickler oder seinem Vertrieb an und vereinbare Beratungstermine. In deinem Entscheidungsprozess kannst du dich auch von professionellen Beratungsunternehmen unterstützen lassen.
