Die Bedeutung eines umfangreichen Controllings in den Unternehmen ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Controller werden in der deutschen Wirtschaft händeringend gesucht, die Stellen sind gut dotiert. Doch was ist Controlling eigentlich, welche Aufgaben muss es erfüllen und welche Ziele sollen damit erreicht werden?
Controlling: Die Definition
Abgeleitet ist der Begriff „Controlling“ vom englischen „to control“ – etwas kontrollieren oder steuern. Im ursprünglichen Sinne erfüllt die Abteilung „Controlling“ des Unternehmens auch genau diese Aufgabe: die Kontrolle der betrieblichen Abläufe mit dem Ziel, unternehmerische Entscheidungen vorzubereiten. Controlling ist also der Teil des unternehmerischen Managements, der die Kontrolle, Steuerung und Planung aller Bereiche im Unternehmen organisiert.
Die Stellung des Controllings in der heutigen Praxis
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen übernimmt der Inhaber oder der Geschäftsführer selbst die Controllingfunktion, oft wird sie auch an den Leiter des Rechnungswesens übertragen. Größere Betriebe entscheiden sich meist dafür, einen erfahrenen Controller einzustellen oder gar eine ganze Abteilung aufzubauen. Diese spezialisierten Mitarbeiter arbeiten dann sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen – oft gehört der Chefcontroller sogar dazu. Damit sind kurze Informations- und Entscheidungswege gesichert, die wiederum eine Voraussetzung für flexibles und zeitnahes Reagieren des Managements sind.
Die grundlegenden Controlling-Ziele
In der Praxis werden verschiedene Arten des Controllings unterschieden:
- Das operative Controlling kümmert sich um den laufenden Geschäftsbetrieb, überwacht aufgestellte Budgets und kontrolliert den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Stellt es in seiner Analyse Abweichungen fest, so unterbreitete es Vorschläge für betriebliche Gegenmaßnahmen und begleitet diese.
- Das strategische Controlling analysiert die Märkte und das Kundenverhalten und sammelt so wichtige Informationen für unternehmerische Entscheidungen, die es dem Betrieb ermöglichen, zeitnah auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren.
- Das Risikocontrolling beurteilt Risiken, aber auch Chancen, die für alle Geschäfte des Unternehmens relevant werden können.
Die Ziele des Controllings beschränken sich also keineswegs auf die Kontrollfunktion der Geschäftsabläufe. Controller bauen direkt auf die von der Geschäftsführung definierten Umsatz- und Entwicklungsziele auf, sie geben ihr das Handwerkszeug für die Steuerung und Planung des Betriebes. Die wichtigsten Controlling-Bereiche sind
- das Berichtswesen
- die Planerstellung
- die Abweichungsanalyse.
Eine Übersicht über die vielfältigen Controlling-Aufgaben
Ein umfassendes Controlling zieht sich durch alle Bereiche eines Unternehmens, es ist auf die Zuarbeit vieler Abteilungen angewiesen und beeinflusst diese wiederum durch seine Tätigkeit. Die Grenzen zwischen Management und Controlling schwinden daher zunehmend. Die umfangreichen Controlling-Aufgaben lassen sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen:
Nach einer Marktanalyse entscheidet sich das Management eines Fahrradherstellers, künftig auch E-Roller zu produzieren. Dafür sucht sie zuverlässige Zulieferer, die Montage der Hauptkomponenten soll jedoch im eigenen Werk erfolgen. Dafür ist die Erweiterung der Montagelinie notwendig, neue Maschinen sollen angeschafft und neue Mitarbeiter eingestellt werden. Für den Vertrieb der Roller soll dann eine Marketingkampagne gestartet werden, zusätzlich möchte man mit Handelsketten zusammenarbeiten.
Die Abteilung „Controlling“ ist von Anfang an in all diese Prozesse eingebunden. Auf Grundlage der Ziele der Geschäftsführung entwirft sie Budgets, die die finanziellen Mittel für die Produktentwicklung und für die Einführung in den Markt enthalten. Auch für die Produktion und den Wareneinkauf werden die Planwerte ermittelt. Startet dann das Projekt, vergleicht das Controlling laufend die Ist-Zahlen mit den Plänen – die Informationen der Abweichungsanalyse übermittelt es dann direkt an die Geschäftsleitung.
Diese ist damit sofort informiert, wenn es Probleme gibt, etwa bei höheren Einführungskosten als erwartet, wenn der Absatz nicht wie geplant angekurbelt werden kann oder das Marketingbudget nicht ausreicht. Controller berechnen außerdem, welchen Beitrag die Produktion der E-Roller am Ende des Jahres am Betriebsergebnis leisten konnte, sie ermitteln Kennzahlen für diesen Geschäftszweig und zeigen so seinen wirtschaftlichen Erfolg.
Damit lassen sich die nachfolgenden fünf wichtigen Aufgaben des Controllings ableiten.
1. Die Planung der wirtschaftlichen Prozesse
Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens ist heute mehr denn je von einer mittel- und langfristigen Planung abhängig. Einzelne Entscheidungen des Managements lösen eine Reihe von Handlungen aus, die alle Unternehmensbereiche betreffen können. Das Controlling wertet die historischen Daten aus dem Rechnungswesen aus und bereitet sie für die Zukunft auf. Daraus entstehen Planungen für das Unternehmen selbst, für einzelne Geschäftsfelder, für jede Abteilung und für jedes Team oder für jedes Produkt. Immer geht es um Umsatz und sämtliche dafür notwendige Kosten. Bewährt hat sich die Einrichtung von Budgets, die einen vorab definierten Rahmen bieten und deren Einhaltung sich gut kontrollieren lässt.
2. Informationsaufgaben
Das betriebliche Berichtswesen ist eines der typischen Tätigkeitsfelder des Controllings. Dabei geht es um den Aufbau regelmäßiger und gut strukturierter Reports, mit denen sich der wirtschaftliche Erfolg dokumentieren lässt. Neben umfangreichen Excel-Tabellen mit den Daten des Unternehmens oder einzelner Bereiche machen Visualisierungen durch Diagramme oder als Dashboard solche Berichte interessant und lebendig. Der erste Adressat ist meist die Geschäftsführung, aber auch Banken und andere Investoren lassen sich Reporte vorlegen. Grundlage für diese Berichte sind die Zahlen aus dem Rechnungswesen des Betriebes, mit deren Hilfe sich betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie die Rendite, Anlagen- und Kapitaldienstdeckungsgrad oder Cashflow ermitteln lassen. Unterjährige Berichte ermöglichen eine aktive Steuerung der Unternehmensgeschicke, üblich sind Monats- oder Quartalsreporte. Zu den bekanntesten zählen
- die Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
- die Auflistung von Schlüsselkennzahlen aus der Bilanzanalyse (Key Performance Indicator – KPI)
- diverse Verkaufsberichte mit Absatzstückzahlen und Umsätze gegliedert nach Produkten oder Märkten
- Berichte zu Durchlaufzeiten in der Produktion
- Auswertungen der Mitarbeiterentwicklung und des Krankenstandes.
3. Steuerungsfunktion
Die gezielte Aufbereitung der unternehmerischen Daten des Unternehmens dient letztendlich der Steuerung der Geschäftsabläufe. Daher steht die permanente Soll-/Ist-Analyse auch im Mittelpunkt der Tätigkeit im Controlling. Auf der Grundlage des Berichtwesens werden dabei Abweichungen zu den aufgestellten Plänen ermittelt und deren Ursachen erforscht. Daraus kann der Controller bereits bestimmte Steuerungsmaßnahmen herleiten oder gemeinsam mit dem Management effektive Strategien zur Lösung von Problemen erarbeiten. Das Aufstellen von Prognosen zum Geschäftsablauf gehört ebenso dazu wie die Entwicklung von verschiedenen Szenarien, die darstellen, wie sich unter Änderung bestimmter Prämissen die Geschäftsabläufe gestalten lassen. Moderne Ansätze des Controllings gehen daher über den reinen Finanzbereich hinaus und beziehen in die Controlling-Aufgaben auch das Kundenmanagement, das Personal und viele andere betriebliche Prozesse ein.
4. Koordinationsaufgaben
Ein erfolgreiches Controlling basiert auf der Zuarbeit vieler Abteilungen und Bereiche. Daher gehört es zu den wichtigsten Aufgaben eines Controllers, die verschiedenen Interessen zu koordinieren und die Kontroll- und Planungsstrukturen mit dem Informationssystem abzustimmen. Außerdem führt er die Teilplanungen und -auswertungen der verschiedenen Unternehmensbereiche zusammen, übernimmt deren Koordination. Letztendlich präsentiert er seine Ergebnisse der Geschäftsführung und bereitet so zukunftsweisende Entscheidungen vor. Controller, lange Zeit als Erbsenzähler und Eigenbrötler bekannt und wenig beliebt, sind heute auch Moderator und manchmal sogar Mediator, Berater und Gestalter. Sie benötigen neben finanzmathematischen Kenntnissen und buchhalterischen Fähigkeiten eine große Portion Weitsicht, Menschenkenntnis und Einfühlungsvermögen.
5. Vorbereitung von Entscheidungen und Begleitung der Umsetzung
Je umfangreicher das Controlling-System im Unternehmen aufgebaut ist, desto detaillierter und aussagekräftiger werden die Ergebnisse. Die Kosten- und Erlössituation des Unternehmens steht dabei im Mittelpunkt. Mit ihrer Abweichungsanalyse decken Controller Schwachstellen auf – unproduktive Geschäftsprozesse, zu hohe Mitarbeiterkosten oder eine zu geringe Gewinnspanne im Wettbewerbsdruck können dann auch zu unpopulären Entscheidungen des Managements führen. Controller bereiten Rationalisierungsstrategien vor, in dem sie Geschäftsabläufe vorherberechnen, wenn sich Kosten sparen lassen. Es gehört zu den Controlling-Aufgaben, die Umsetzung der eingeleiteten Maßnahmen zu begleiten.
Controlling: Basis für aktives Steuern des Geschäftes
Gerade in kleinen und mittleren Betrieben wird die Bedeutung des modernen Controllings immer noch unterschätzt. Dabei ermöglicht die regelmäßige Auswertung der eigenen Zahlen auch dem regionalen Handwerksbetrieb oder dem spezialisierten Onlinehändler, frühzeitig Probleme zu erkennen. Dabei ist es wichtig, sich nicht nur auf die BWA des Steuerberaters zu verlassen, die oft viel zu spät angeschaut wird. Nur wer die Zahlen seines laufenden Geschäfts kennt, kann zeitnah Strategien entwickeln und Maßnahmen einleiten, um langfristig wettbewerbsfähig und wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben. Dafür lohnt es sich, ein individuelles Controlling-System aufzubauen.
