ERP-System: Anbieter, Tipps & Definition

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ERP-System

Was ist ein ERP-System? Das Kürzel ERP steht für den englischen Begriff Enterprise Resource Planning. ERP-Systeme sind bereichsübergreifende Software-Lösungen in Unternehmen, mit denen sich alle geschäftlichen Prozesse steuern und auswerten lassen. Mit ihrer Hilfe lassen sich sämtliche Ressourcen, also sowohl die Produktion als auch der Vertrieb und der Einkauf, die Finanzen und das Personal, einheitlich planen, managen und kontrollieren. Damit sichert die Unternehmensführung einen gemeinsamen Standard in der Datenerhebung, sorgt für Transparenz und Effizienz der Abläufe. So werden vorausschauende Analysen und schnelle betriebswirtschaftliche Entscheidungen möglich.

Die Ziele und Aufgaben der ERP-Software

Eines der wichtigsten Ziele des Managements eines Unternehmens ist die Optimierung der betrieblichen Prozesse unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen, der Marktbedingungen und des finanziellen Rahmens. Dabei müssen die für den Geschäftsablauf notwendigen Ressourcen punktgenau zur Verfügung gestellt werden:

  • das benötigte Material / die Werkstoffe
  • die Arbeitskraft
  • Maschinen, Geräte, Werkzeuge und sonstige Arbeits- und Betriebsmittel
  • die finanziellen Mittel.

Wie ein großes Uhrwerk müssen alle Abteilungen hier zusammenspielen – je besser das gelingt, desto produktiver ist das Geschäft. Genau dafür wird ein ERP-System eingesetzt. Es führt alle Beteiligten zusammen und ermöglicht die effiziente Steuerung der Ressourcen.

Die ERP-Software sorgt für eine einheitliche Datenstruktur im Unternehmen, die sich leicht auswerten lässt. Grundlage dafür ist eine gemeinsame Datenbank innerhalb des ERP-Systems, auf die alle berechtigten Anwender zugreifen können. Gleichzeitig optimiert die Computersoftware alle Anwendungen, so dass sie leicht anwendbar sind und User besser kommunizieren können. Außerdem standardisiert das Programm alle betrieblichen Prozesse, das reicht vom Einkauf über das Marketing bis hin zur Buchhaltung und dem Controlling.

Abgrenzung zu anderen Software-Arten

Bei der Entscheidung für eine betriebliche Software spielen dein eigenes Geschäft und die Branche, die Unternehmensgröße und auch die Anzahl der Mitarbeiter eine Rolle. Was ist ERP? Das versteht man am besten mit einem Vergleich zu anderen eingesetzten Computer-Programmen:

Office-Programme

Die Microsoft-Produkte Word und Excel zählen wohl zu den bekanntesten Office-Anwendungen, die auch im gewerblichen Bereich genutzt werden. Für die Unternehmenssteuerung eignen sie sich nur bedingt, Freiberufler oder Einzelunternehmen mit geringen Umsätzen können mit ihrer Hilfe Rechnungen erstellen, einfache Liquiditätsübersichten anfertigen und die Geschäftspost schreiben.

Software für die Auftragsbearbeitung

Software, mit der ein Auftrag von der Erstellung eines Angebotes über die Fertigung von Lieferscheinen und Rechnungen abgearbeitet werden kann, ist vor allem in Handwerksbetrieben mit wenigen Mitarbeitern beliebt. Modulartig aufgebaut, können sowohl die Buchhaltung als auch das Online-Banking und das Mahnwesen installiert werden.

Software für die Finanzbuchhaltung

Reine Programme für das Verbuchen der laufenden Geschäftsvorfälle werden unabhängig von der Branche in vielen kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt – oft in Kombination mit einem Warenwirtschaftssystem. Moderne Software erleichtert die Kommunikation mit dem Steuerberater und dem Finanzamt. Einbinden lassen sich Online-Banking und Dokumentenmanagement-Systeme, die eine digitale Bearbeitung der Belege erlauben.

Warenwirtschaftssysteme

Mit Hilfe solcher Software lassen sich Fertigungsprozesse optimal steuern. Sie bilden den Materialfluss in der Produktion ab, unterstützen den Bestellprozess und die Lagerhaltung. Mit einer permanenten Inventur geben sie jederzeit Auskunft über die Bestände. Mit intelligenten Schnittstellen lassen sie sich mit anderen Business-Anwendungen gut verknüpfen.

Was ist nun ERP-Software?

Ein Programm für das Enterprise Resource Planning vereint all diese Varianten betrieblicher Software in sich. Durch einen modulartigen Aufbau des Systems kannst du als Unternehmer genau die Funktionen auswählen, die du tatsächlich brauchst. Alle Bereiche sind miteinander verknüpft, sie kommunizieren miteinander. Es gibt keine Software-Lösungen mehr für einzelne Bereiche, die vielleicht sogar Spezialkenntnisse erfordern. Früher sind solche Programme nur in großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt worden, weil ihre Anschaffung und die Anpassung an die individuellen Bedingungen sehr teuer waren. Inzwischen gibt es erschwingliche Varianten der ERP-Software, die auch in kleinen und mittleren Betrieben aller Branchen zum Einsatz kommen können.

Vorteile eines ERP-Systems

Von einem umfangreichen System für das Enterprise Resource Planning profitiert das gesamte Unternehmen.

Die Produktivität wächst

Das intelligente ERP-System optimiert und automatisiert wichtige Prozesse, zum Beispiel im Bestellwesen, in der Fertigung, in der Buchhaltung und in der Personalplanung. Durch die einheitliche Datenbank werden keine Informationen mehr doppelt erfasst, weder Stammdaten von Kunden und Lieferanten noch Einkaufsbedingungen oder Artikeldaten. Mit Hilfe der EDV können eine Unmenge von Daten aufgenommen und ausgewertet werden. So können automatische Meldungen erzeugt, Pläne und Forecast-Berechnungen erstellt oder auch Handlungen angestoßen werden. All das führt zu einer Verschlankung und Beschleunigung der Abläufe in vielen Bereichen des Unternehmens. So wird mit weniger Aufwand mehr geleistet.

Mehr Transparenz wird erreicht

Die Software erfasst eine Vielzahl von Daten, die zeitnah ausgewertet werden können. Viele Auswertungen stehen auf Knopfdruck fast in Echtzeit zur Verfügung. Ob Monatsumsatz, durchschnittlicher Auftragswert, Ausschuss-Quote oder Krankenstand – wer die Zahlen kennt, kann die Abläufe besser und schneller steuern.

Fehler werden minimiert und Risiken verringert

Die einheitliche Datenstruktur minimiert die Fehler. Das gilt nicht nur für die Erfassung von Stammdaten. Vereinbarte Standards geben die Ziele vor, zeitnahe Kontrollen werden möglich. Dank der Datenmenge berechnet die Software verschiedene Szenarien und bereitet so die Entscheidungen des Managements vor.

Die IT-Struktur wird vereinfacht

Vorbei ist die Zeit der Insel-Lösungen, in der jede Abteilung ihre eigene Software genutzt hat. Ob Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung, jedes Programm brauchte seine eigene Betreuung – von der Anschaffung über Updates bis hin zur Userschulung. Mit der ERP-Software kommen einheitliche Strukturen in die IT. Eingabemasken und Berechnungsstrukturen folgen einem klar definierten Muster. Über Nutzungsberechtigungen und Rollen werden die Zugriffserlaubnisse gesteuert. Bereits bei der ERP-Auswahl entscheidet sich die Geschäftsführung für eine ERP-Lösung und arbeitet dann intensiv mit dem Anbieter der Software zusammen. Verlässliche und erfahrene Partner geben Unterstützung bei der Installation der einzelnen Module und übernehmen anschließend den Support. Auch die transparenten Kosten sind hier als Vorteil zu nennen.

Geschwindigkeit bei Auswertung für Controlling und Reporting wächst

Zeit ist Geld – je schneller bestimmte Abläufe beurteilt und kritische Situationen erkannt werden, desto früher kann das Management reagieren. Mit dem ERP-System standardisierst du das Reporting, das sich genau auf die Bedürfnisse deines Geschäfts anpassen lässt. Geschwindigkeit kann heute für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg entscheidend sein.

Mehr Flexibilität und Agilität wird erreicht

Die Vielzahl von Informationen, die die ERP-Software einsammelt, hilft bei der Analyse der Geschäftsprozesse. Alle Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung. Durch die Auswertung der Kundenwünsche im Bestelleingang kann zum Beispiel die Produktion flexibel angepasst werden. So lassen sich die Stückzahlen erhöhen oder verringern oder auch unterschiedliche Produktvarianten fertigen. Das System ermöglicht aber auch, Prognosen und Varianten unter bestimmten Entwicklungsbedingungen aufzustellen. So spielst du am Computer bereits verschiedene Szenarien durch, nutzt Erfahrungen (auch aus Fehlern) und kannst besser reagieren.

Die wichtigsten Merkmale einer ERP-Software zusammengefasst

Um alle Geschäftsabläufe abzubilden, benötigt ein ERP-System eine umfangreiche Datenbank. Als Unternehmer entscheidest du, welche einzelnen Module du für dein Geschäft benötigst. So wird ein Internet-Handel keine Produktionssteuerung installieren, dafür aber sicher einen Online-Shop anbinden. Alle Module greifen dann auf die einmal erfassten Datensätze zu. Jeder Mitarbeiter kann also Informationen zu Artikeln, zu Kunden oder Lieferanten oder zu Verkaufszahlen abrufen und bearbeiten, wenn er dafür berechtigt ist. Die Zugriffe regelt man über die Vergabe von Rechten. Die Anwenderoberflächen der Module sind aufeinander abgestimmt. Außerdem wird die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern erleichtert. Moderne ERP-Software erlaubt heute auch mobile Zugriffe auf die Anwendungen, sei es von unterwegs über das Handy oder Tablet oder von zu Hause aus dem Home-Office. Dabei wird die Datensicherheit zentral organisiert, das betrifft die Archivierung ebenso wie die Installation von Updates.

Funktionen und Module

Grundlage der funktionierenden ERP-Software ist eine Datenbank sowie ein Datenmanagementsystem. Die Funktionen der Software werden durch die Module bestimmt, zu den wichtigsten zählen:

Einkauf, Lagerhaltung und Logistik

  • Bestellwesen, Wareneingangskontrolle
  • Lagerhaltung, Bestände und Vorratsbewegungen
  • Artikel und Stücklisten
  • Warenausgang

Produktion

  • Produktionsplanung und -steuerung
  • Materialbedarfsplanung
  • Management der Anlagennutzung

Vertrieb

  • Auftragsabwicklung: Angebote, Lieferscheine, Fakturierung
  • Preise, Kalkulation
  • CRM-System
  • Marketing

Finanzen

  • Finanzbuchhaltung
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Mahnwesen
  • Banking und Liquiditätsrechnung
  • Budgetierung
  • Controlling

Personal

  • Stammdatenverwaltung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zeiterfassung einschließlich Urlaubs- und Überstundenverwaltung
  • Stellenausschreibung
  • Aus- und Weiterbildung

ERP – nur was für Große?

Der Erwerb und die Installation einer Software für Enterprise Resource Planning ist nicht kostengünstig – und dennoch ist sie nicht nur für große Unternehmen zu empfehlen. Gerade mittelständische Betriebe profitieren von modernen ERP-Lösungen, die inzwischen erschwinglich geworden sind. Heute gibt es bereits viele branchentypische Programme, Miet- oder Leasingangebote verteilen die entstehenden Kosten auf die Nutzungsdauer. Auf eine individuelle Anpassung der Software auf die eigenen Bedürfnisse sollte jedoch nicht verzichtet werden. Der Einsatz eines ERP-Systems lohnt sich vor allem in diesen Branchen

  • Fertigungsbetriebe
  • Handel
  • Dienstleistungssektor

Variantenvielfalt des ERP-Angebots

In den letzten Jahrzehnten führte die Nachfrage nach einer intelligenten Software, mit der sich die gesamte Unternehmung steuern lässt, zur Entwicklung vieler verschiedener ERP-Systeme. Daran beteiligten sich nicht nur die großen amerikanischen IT-Branchenführer, sondern auch viele kleinere Softwareschmieden. Um die Software zu finden, die zum eigenen Unternehmensprofil passt, ist ein umfangreicher ERP-Vergleich notwendig. Die Auswahl an variabel einsetzbaren Programmen und an speziellen Branchenlösungen ist groß. Entscheidende Faktoren für ein bestimmtes ERP-System sind neben der Anwenderfreundlichkeit und dem Funktionsumfang natürlich der Preis und die entstehenden Folgekosten.

On-Premise-Software

Eine On-Premise-Software arbeitet serverbasiert, das heißt, es muss eine leistungsfähige Hardware installiert werden. Die Software, für die du einmalig Lizenzen erwirbst, kannst du auf dich punktgenau zuschneiden lassen – oft wird dafür der Begriff „Customizing“ verwendet. Alle Daten liegen auf unternehmenseigenen Servern in Deutschland, auf die jeder Berechtigte jederzeit Zugriff hat. Für die Sicherheit deiner Hardware und deiner Daten bist du selbst verantwortlich, damit hast du alles unter eigener Kontrolle.

So kannst du unabhängig arbeiten und eigene Entscheidungen treffen. Auf der anderen Seite bist du natürlich auch für alle Situationen rund um die IT selbst in der Pflicht – das betrifft die Installation der Software sowie ihrer Updates genauso wie die Haftung bei Ausfällen. Auch die Einführung der ERP-Software und die Schulungen aller Mitarbeiter liegen in deiner Hand. On-Premise-Systeme eignen sich daher vor allem für größere Unternehmen mit einem entsprechend umfangreichen Budget für die IT-Leistungen. Eine eigene IT-Abteilung oder ein Vertrag mit einem externen Dienstleister sichert dann die ständige Leistungsbereitschaft der Systeme.

Alternativ bietet sich die Miete von Speicherplatz in einem externen Rechenzentrum an. Dann brauchst du keine teure Hardware anschaffen, hast jedoch deine Daten nicht im eigenen Hause. Damit gibst du Kontrolle und auch Haftung ab, musst aber die Sicherung und Archivierung deiner Daten beim externen Dienstleister organisieren lassen. Lasse dir bestätigen, wo sich die Server deines Dienstleisters befinden, damit du auf deine Daten im ERP-System jederzeit zugreifen kannst.

ERP in der Cloud

Weniger Aufwand für die Installation und den Betrieb des ERP-Systems entsteht bei der Nutzung einer Cloud-Software. Voraussetzung ist eine stabile und schnelle Internetverbindung. Das Programm kann dann online aufgerufen werden, mit den erworbenen Lizenzen erwirbst du dir ein Nutzungsrecht daran. So entfallen nicht nur Kosten für die Hardware, sondern auch für die Pflege des Programms. Diese übernimmt der Anbieter, der die gesamte IT-Struktur zur Verfügung stellt. Weitere Vorteile dieser ERP-Version:

  • die webbasierte Software stellt das System auf verschiedenen Endgeräten zur Verfügung und erlaubt so die mobile Nutzung, zeit- und ortsunabhängig
  • angeboten werden kostengünstige Lizenzen, diese verteilen die Kosten für die Nutzung des Programmes auf regelmäßige Fälligkeitstermine, langfristig und planbar

Cloudbasierte Programme lassen sich jedoch nur begrenzt auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Hier bist du auf die Flexibilität deines Anbieters angewiesen. Deinem externen Dienstleister musst du viel Vertrauen entgegenbringen, wenn du dich für diese ERP-Version entscheidest. Achte darauf, dass die Server des Anbieters in Deutschland stehen, nur dann entspricht die integrierte Finanzbuchhaltung den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung im digitalen Bereich. Der Software-Anbieter muss für dich die Datenkontrolle und -sicherheit organisieren und außerdem die Haftung für den Datenbestand übernehmen.

Hybrid-Systeme

Damit ist eine Software gemeint, die sowohl auf dem Server bzw. im Rechenzentrum installiert ist als auch in der Cloud. Damit wird der Zugriff auf die Daten unabhängig vom Standort möglich. So lassen sich Außendienstler oder Arbeitsplätze im Home-Office besser einbinden, deine Verwaltung wird flexibler.

Open-Source-ERP

ERP-Systeme sind inzwischen auch als Open-Source-Software erhältlich. Bei solchen Programmen kann der Quellcode angepasst werden, um sie für das eigene Unternehmen zu individualisieren. Lizenzkosten fallen für diese ERP-Lösungen meist nicht an. Die Anbieter erheben jedoch regelmäßig Service- und Wartungsgebühren, sie verdienen am Customizing (also der Anpassung der Software an die Kundenbedürfnisse) und an Schulungsdienstleistungen. Open-Source-Programme bieten oft nur eine beschränkte Anzahl von Funktionen an und eignen sich daher vor allem für kleine und mittlere Unternehmungen.

Worauf kommt es bei der Auswahl eines ERP-Systems an?

Eine gute Beratung ist für die ERP-Auswahl wichtig. Zuerst solltest du nach einer (vielleicht branchentypischen) Software suchen, die auf die Größe deines Unternehmens zugeschnitten ist. Kontaktiere verschiedene Anbieter und prüfe den Funktionsumfang bzw. die Modulvielfalt der angebotenen Systeme. Demoversionen, mit denen du die Software ausführlich testen kannst und Referenzen anderer Nutzer helfen, die Software besser kennenzulernen. Suche dir auch innerhalb deines Unternehmens Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen, die dich unterstützen. Plane genug Zeit für die Auswahl, die Installation und die Einführung des ERP-Systems ein. In mittelständischen Betrieben kann es nach Inbetriebnahme durchaus bis zu 15 Monate dauern, ehe das System zuverlässig läuft.

Eine ERP-Anbieter-Übersicht

Im Internet stolpert man bei der Suche nach einem ERP-System über mehr als ~300 verschiedene Anbieter, die ihre Software auf dem deutschen Markt anbieten. Nachfolgend eine Auswahl unterschiedlicher ERP-Anbieter.

SAP

Der deutsche Hersteller SAP zählt zu den erfolgreichsten Softwareentwicklern weltweit. Viele Jahrzehnte prägten die von ihm entworfenen ERP-Lösungen die IT-Struktur großer Konzerne in Deutschland und in anderen Ländern. Bekannt sind vor allem die hohe Komplexität sowie der modulartige Aufbau seiner Softwareprodukte. Inzwischen sind die Programme so flexibel, dass sie sich auf jedes Geschäftsmodell anpassen lassen und auch in mittelständischen Betrieben einsetzbar sind. Heute zählen fast 450.000 Unternehmen zum Kundenkreis von SAP, die vor allem von der langjährigen Erfahrung der Entwickler profitieren.

Qualität und Innovationsfähigkeit hat beim deutschen Marktführer seinen Preis. Seine hochwertigen und kostenintensiven Produkte werden daher von großen Unternehmen und internationalen Konzernen bevorzugt, die eine leistungsstarke IT benötigen und die entsprechenden Budgets auch bereitstellen können.

Die neueste Softwaregeneration vermarktet SAP unter der Bezeichnung SAP S/4HANA und SAP C/4HANA. Neben vielen analytischen Auswertungen bieten diese auch die Unternehmenssteuerung in der Cloud. Speziell an kleine und mittlere Betriebe richtet sich die Software SAP Business One. Je nach Bedarf ist sie als On-Premise-Software oder als Cloud-Version erhältlich. Für schnell wachsende Unternehmen, die sich auch in internationalen Märkten bewegen, bietet sich die ERP-Software SAP Business byDesign an. Sie ist eine SaaS-Software, sowohl das Programm als auch die IT-Struktur werden vom Anbieter in der Cloud vorgehalten. Gegen Gebühr wird sie dann vom Anwender genutzt.

Oracle

1977 wurde im amerikanischen Kalifornien das IT-Unternehmen Oracle gegründet. Eines seiner Tätigkeitsschwerpunkte ist die Entwicklung von ERP-Software, vor allem für den Dienstleistungs- und Bankensektor. Zu den bekanntesten gehört die Oracle E-Business Suite, für die es inzwischen auch Lizenzen als SaaS-Software in der Cloud gibt. Die Software-Lösungen eignen sich vor allem für internationale Unternehmen, die Wert auf eine Datenverarbeitung in Echtzeit weltweit legen. Oracle überzeugt mit einer Vielzahl von Modulen und Funktionen, mit denen sich wirklich fast alle Geschäftsabläufe abbilden und managen lassen. Die Anwendungen wachsen mit den Betrieben problemlos mit. Die Zusammenarbeit des Software-Giganten mit zuverlässigen Geschäftspartnern in zahlreichen Ländern sichert einen zeitnahen Support im laufenden Betrieb, auch in Deutschland.

Microsoft Dynamics

Unter der Marke Dynamics vertreibt Microsoft, Amerikas bekanntestes Software-Unternehmen, heute seine ERP-Lösungen. Sie basieren auf den bekannten Programmen Microsoft Navision und Microsoft Solution. Ausgelegt sind die ERP-Systeme von Microsoft, die aufgrund ihrer weiten Verbreitung extrem stabil laufen, sowohl für den Mittelstand als auch für Großkonzerne. Vorteile der Microsoft-Produkte sind die von den Office-Anwendungen bekannten Nutzeroberflächen sowie die einfache Anbindung anderer Programme, die aus dem Hause des Softwareriesens stammen. Das minimiert den Aufwand bei der Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern. Die meisten der Produkte sind sowohl als On-premise- als auch als Cloudversion erhältlich.

Sage

Der britische IT-Dienstleister SAGE entwickelt seit den 1980-er Jahren ERP-Software sowie andere Anwendungen für den Businessbereich. Zu seinen Stärken zählt die konsequente Ausrichtung seiner Produkte auf einzelne Branchen bzw. Dienstleister. So konnte er nicht nur zahlreiche Industriebetriebe des Mittelstandes, sondern auch Handwerker und Händler als Kunden gewinnen. Beliebt sind

  • Sage Business Cloud Enterprise Management für international tätig werdende Unternehmen mittlerer Größe
  • Sage b7 speziell für Fertigungsbetriebe
  • Sage 100Cloud plus für Betriebe, die besondere Anforderungen an die Flexibilität ihrer ERP-Software stellen

DATEV

Die DATEV eG, die deutsche Genossenschaft für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, vertreibt mit der Software Mittelstand pro ihre eigene ERP-Lösung an eine Vielzahl ihrer Mandanten. Dieses ermöglicht eine schnelle Kommunikation mit dem Steuerberater und bietet die unterschiedlichsten Auswertungsmöglichkeiten für das Rechnungswesen. Geeignet ist sie vor allem für kleinere Unternehmen, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Anwaltskanzleien. Das On-Premise-Programm übernimmt mit den Modulen Auftragsbearbeitung und Buchhaltung jedoch nur eine begrenzte Menge an Funktionen. Erhältlich sind zwar viele branchentypische Lösungen, die individualisierte Anpassung an die betrieblichen Erfordernisse ist jedoch aufwendig.

Infor

Spezielle ERP-Branchenlösungen entwickelt Infor, eine Softwareschmiede mit Hauptsitz in New York. Schwerpunkte der Cloud-Software sind die fertigende Industrie sowie der Handel und der Dienstleistungssektor. Zielgruppe sind vor allem kleine und mittlere Unternehmungen. Infor CloudSuite erlaubt eine rasche Einführung des ERP-Systems – cloudbasiert und punktgenau auf die Bedürfnisse des Betriebes anpasst.

Scopevisio

Der noch junge Softwareentwickler aus Berlin wirbt mit einer ERP-Software aus der Cloud, die in Deutschland gehosted wird. Damit ist sie GOBD-konform, die Speicherung und Archivierung der Informationen in der deutschen „Datenwolke“ sichert einen schnellen Zugriff bei Prüfungen durch die Finanzbehörde. Bevorzugte Kunden sind Hotel- und Gastronomiebetriebe sowie Dienstleister aus der Unternehmens- und Steuerberatung und anderen Dienstleistungsbranchen.

ADempiere

Diese Open-Source-ERP-Software bietet einige Möglichkeiten in den Bereichen Supply Chain Management (Lieferketten- und Fertigungssteuerung) und Customer Relationship Management (CRM). Sie läuft nicht nur unter dem Microsoft-Betriebssystem, sondern auch unter Linux und MacOS und auf allen gängigen Tablets.

Odoo

Eine noch umfangreichere Funktionalität erhalten User der Open-Source-Lösung Odoo. Mit Einkauf, Bestandsverwaltung, Fertigung, Buchhaltung und Projektmanagement lassen sich so gut wie alle Geschäftsbereiche steuern und managen. Außerdem wird die benutzerfreundliche Anwenderoberfläche hier besonders gelobt. Allerdings ist die Nutzung des Programms des Berliner Entwicklers nicht kostenfrei. Es fallen einmalige Lizenzgebühren an.

Die Kosten eines ERP-Systems

Ein wichtiges Kriterium für eine Software ist der Preis. Dabei geht es nicht nur um die Anschaffungs- und Einführungskosten, sondern auch um die Aufwendungen für den laufenden Betrieb. Drei Kostenblöcke kannst du hier unterscheiden:

1. Die Anschaffungskosten

Wie teuer eine ERP-Software ist, hängt vom Umfang der eingekauften Funktionen (Module) sowie der Anzahl der Lizenzen bzw. Arbeitsplätze ab. Viele Softwareentwickler stricken Preismodelle, in denen jedes Modul einzeln dazugekauft werden kann. Das trifft vor allem auf On-Premise-Software zu, die dann auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten wird.

Verlangt der ERP-System-Anbieter Gebühren je Lizenz, so geht der Preis oft auch schrittweise nach oben. Achte hier von vornherein darauf, dass du Lizenzen nachordern kannst, wenn dein Unternehmen wächst. Bei der Kalkulation der Anschaffungskosten dürfen auch die Aufwendungen für die Einführung der Software in das Unternehmen – einschließlich der Schulung der User – nicht vergessen werden.

Auch der personelle Aufwand für das Auswählen und Testen der ERP-Software, die Erstellung des Lasten- und Pflichtenheftes und die gesamte Betreuung der Implementierung sollten berücksichtigt werden.

Je nach Unternehmensgröße können sich die Kosten der ERP-Software so bis zu mehreren zehntausend Euro aufsummieren, in weltweit tätigen Konzernen auch um ein Vielfaches davon.

2. Die notwendige Hardware

Die Anschaffung der Server, der Aufbau der IT-Struktur und die Einbindung in bereits bestehende Systeme erfolgt abgestimmt auf die Anzahl der Anwender und natürlich auf ihre Ansprüche. Die Kostenkalkulation muss entsprechend ausgerichtet sein. Auch hier gibt es eine weite Spanne je nach Unternehmensgröße und Software-Art.

3. Die laufenden Betriebskosten

Die für On-Premise-Software einmalig erworbenen Lizenzen werden meist viele Jahre genutzt. Wenn sie nicht auf dem eigenen Server liegt, fällt regelmäßig Miete für den Speicherplatz im externen Rechenzentrum an. Außerdem entstehen hier zusätzliche Gebühren für die Sicherung und Archivierung. Zu empfehlen ist generell der Abschluss von Service- und Wartungsverträgen, in denen die Kosten für notwendige Anpassungen oder Erweiterungen der Software vorab vereinbart werden sollten. Vorsicht, meist sind die Gebühren für Updates nicht in den Verträgen enthalten und müssen gesondert bezahlt werden!

Anders finanzieren sich die Anbieter von Software in der Cloud. Die Software wird nicht erworben (das schont die eigene Liquidität), für ihre Nutzung wird eine Gebühr verlangt. Oft berechnen sich diese nach Anzahl der Lizenzen, wobei die Komplexität des Programmes berücksichtigt wird. Die Gebühren sind monatlich, quartalsweise oder auch jährlich fällig. Je nach Vertrag sind Updates oder die Customisierung der Anwendung bereits enthalten. Diese relativ geringen Kosten sind gut planbar, ERP wird damit auch für kleinere Unternehmen erschwinglich. Einfache Versionen der ERP-Software sind bereits für weniger als 100 Euro im Monat erhältlich.

Zusammenfassende Beschreibung der Kostenstruktur

On-Premise-Systeme bieten den großen Vorteil einer umfassenden Customisierung an die tatsächlichen Geschäftsabläufe des Unternehmens, die abgebildet werden sollen. Verschiedene Unternehmensteile, die auch in unterschiedlichen Branchen oder international tätig sein können, arbeiten dann nach einheitlichen Strukturen. Das sind optimale Voraussetzungen für die Steuerung und das Managen der Geschäfte. Entsprechend teuer sind die Module des ERP-Systems.

Wer mit weniger Funktionen auskommt und mit einer weitgehend standardisierten ERP-Branchensoftware zufrieden ist, wird im Bereich der Cloud- oder der Open-Source-Software eine kostengünstigere Lösung finden. Doch das Sparen der Hardware hat seinen Preis – du gibst alle deine Daten an einen externen Dienstleister und musst dich auf diesen verlassen können. Deine Bilanz wird nicht durch hohe Anschaffungs- und Einführungskosten belastet, vertraglich vereinbarte Gebühren für die Lizenzen sind planbar und verteilen die Kosten. Achte darauf, dass du einen erfahrenen und verlässlichen Hersteller auswählst, der rund um die Uhr erreichbar ist. Deutsche Servicepartner kennen sich mit deutscher Steuergesetzgebung und den hiesigen Datenbestimmungen am besten aus.

Bevor du dich für ein ERP-System entscheidest

Überlege zuerst, welche Anforderungen du an deine ERP-Software stellst. Beantworte, am besten schriftlich, diese Fragen:

  • Welche Ziele sollen durch das ERP-System erreicht werden?
  • Welche Funktionen muss das Programm daher mindestens erfüllen?
  • Welche Module helfen dabei, alle Geschäftsabläufe zu organisieren?
  • Wie viele Nutzer arbeiten mit der Software?
  • Ist dein Geschäft hochflexibel, müssen verschiedene Währungen berücksichtigt werden, wie oft muss deine Software angepasst werden?
  • Wie hoch ist dein Budget für die Anschaffung und die Implementierung des Systems?
  • On-Premise-Software oder ERP in der Cloud – welche Version ist sinnvoll?

Treffe eine Vorauswahl (3-5 Anbieter), teste umfangreich Demoversionen und vereinbare Beratungstermine mit dem Hersteller des ERP-Systems oder seinen Vertriebspartnern. Du kannst auch einen spezialisierten ERP-Berater mit ins Boot holen. Wichtig ist:

  • – Passt die ERP-Software in dein bestehendes System und kann sie mit ihm kommunizieren?
  • Sind die Anwendungen flexibel, kann der Nutzer zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen?
  • Wie hoch ist der zeitliche und finanzielle Aufwand, das Programm auf deine Bedürfnisse anzupassen?
  • Können Module schrittweise eingeführt und genutzt werden?
  • Ist die Software skalierbar, wächst sie mit?
  • Bei Online- oder Cloud-Software: Wie sichert der Anbieter die Daten und wie verhindert er unberechtigte Zugriffe? Übernimmt er die Haftung für Datenverlust? Wo steht der Server?
  • Wie schnell wird Hilfe bei Schwierigkeiten organisiert? Bietet der Hersteller Wartungs- und Serviceverträge an?
  • Gibt es regelmäßige Updates und Wartungen?
  • Welche Kosten fallen in der Anschaffungs- und Einführungsphase an und wie entwickeln sie sich während des Betriebs?
  • Gibt es Finanzierungsmöglichkeiten (Darlehen, Leasing, Fördermittel) beim Erwerb eines On-Premise-Progamms?

Hast du dich entschieden, so entwerfe ein Pflichtenheft, mit dem du in die Verhandlung mit dem Software-Anbieter starten kannst. Stelle dein Projektteam für die Implementierung zusammen und teste das ERP-System mit deinen echten Daten. Plane dafür genug Zeit ein.

ERP-Systeme sind umfangreiche Computerprogramme – um das richtige für dich auszuwählen, investiere genügend Zeit. Eine übereilte, schnelle Entscheidung kann viel Geld kosten. Faire Dienstleistungspartner sollten an einem umfangreichen Test und einer fundierten Beratung interessiert sein. Schließlich soll das System zuverlässig und korrekt alle deine Abläufe erfassen, kontrollieren, auswerten und steuern. Die Entscheidung für eine Software ist vielleicht nicht eine fürs Leben – dennoch wird sie dein Unternehmen viele Jahre lang begleiten.