Business Intelligence (BI): Software, Systeme & Tools

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Business Intelligence (BI): Software, Systeme & Tools

Der Begriff Business Intelligence prägt in unserer digitalen Zeit die Philosophie und das Management vieler Unternehmen, international ausgerichtete Konzerne sind hier federführend. Märkte beobachten, Entwicklungen voraussehen und gewonnene Informationen für die weitere Geschäftstätigkeit einsetzen – all das kann der entscheidende Vorteil gegenüber dem Wettbewerber sein. Heute ist die Technik so weit fortgeschritten, dass es sich auch für mittlere oder kleine Unternehmen oder sogar als Start-up lohnt, ein Business Intelligence System zu installieren. Mit Business Intelligence sind vor allem Methoden gemeint, mit denen du Daten einsammeln und als Basis für Managemententscheidungen analysieren kannst. Abgekürzt wird der Begriff oft mit BI. Unternehmensweite Datenerfassung und Analyse effizient gestalten – das erledigt eine spezielle Business Intelligence Software für dich.

Business Intelligence – was ist das?

Die Digitalisierung in modernen betrieblichen Prozessen bietet inzwischen unendlich viele Möglichkeiten, Daten zu erfassen und diese gezielt in Informationen umzuwandeln. Business Intelligence ist ein ganzheitlicher Ansatz für Strategien, Prozesse und eingesetzte Technologien für die Gewinnung von Erkenntnissen zur Steuerung und Optimierung im Unternehmen. Ein Business Intelligence System analysiert systematisch alle geschäftlichen Abläufe, arbeitet Beziehungen heraus, weist Strukturen auf und stellt die Ergebnisse in einer ansprechenden Form zur Verfügung. Dabei ist der Adressat der Arbeit die Team- oder Abteilungsleitung, die Geschäftsführung oder das Konzernmanagement.

Dazu ein Beispiel:

In einem Produktionsbetrieb wird die Menge an Teilen erfasst, die die Qualitätskontrollen nicht erfolgreich durchlaufen haben. In einem Monat sind das immerhin 1.200 Stück. Dieser Datenwert sagt jedoch noch nichts weiter aus. Erst durch den Vergleich mit der gesamten hergestellten Stückzahl, hier 120.000 Teile, entsteht eine Information: Die Ausschussquote beträgt 1 Prozent. Durch eine tiefere Analyse können die Daten weiter spezifiziert werden, etwa in welcher Schicht sich die Fehler häufen, an welchen Arbeitsplätzen es die meisten Probleme gibt, welche Vorprodukte den Ausschuss begünstigen. Auf Grundlage dieser Informationen können Entscheidungen getroffen werden. So lassen sich Maßnahmen planen, um die Quote zu senken. Mitarbeitermotivation durch Leistungsanreize, Schulungen der Qualitätsbeauftragten, Lieferantenwechsel und andere Lösungen könnten helfen.

Bei der BI geht es also nicht nur um finanzielle Aspekte, sondern auch um nicht-monetäre Zusammenhänge innerhalb der Leistungserbringung. Die ersten IT-Systeme zur Unterstützung des Managements wurden bereits in den 1960er Jahren eingesetzt. Mit der rasanten Entwicklung der Computer und der immer engeren Verflechtung von Unternehmen stieg das Bedürfnis in den Unternehmen, Daten zu sammeln und auszuwerten. Ende des letzten Jahrhunderts kam das Konzept des Data Warehouse auf den Markt. Die hier erfassten und zentral gespeicherten Daten sind auch heute noch oft die Grundlage für die Auswertung innerhalb der BI. Im Gartner Konzern, einem amerikanischen Unternehmen für Marktforschung und Analysen in der Informationstechnik, wurde der Begriff „Business Intelligence“, so wie er heute verwendet wird, geprägt.

Aufgaben und Ziele

Die wichtigste Aufgabe eines Business Intelligence Systems ist es, Daten aus unternehmensweit verteilten Vorsystemen sowie aus externen Quellen der Märkte und des Wettbewerbs zu erfassen und zu vereinheitlichen. Ziel ist die Aufbereitung der daraus abgeleiteten Informationen, die es dir erlauben, erfolgsorientierte Entscheidungen zu treffen. Ein unternehmensweit genutztes BI-System schafft also eine einheitliche Datengrundlage und gibt den Rahmen für die Auswertungen vor. Dabei kann zwischen zwei Hauptansätzen unterschieden werden:

1. Enterprise IT: Hier erarbeitet die IT Lösungen für bestimmte Fragestellungen, die an sie herangetragen werden. Grundlage dafür sind die erfassten Daten, zum Beispiel in einem Data Warehouse. So entstehen Berichte und Reports für einen eingeschränkten Kreis von Usern.

2. Self-Service-BI: Die IT-Abteilung stellt Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen sich die User ihre Berichte selbst zusammenstellen können. So können nutzerspezifische Daten besser integriert werden. Vorteile bringt diese Vorgehensweise besonders bei zeitkritischen Entscheidungen.

Business Intelligence beschäftigt sich also mit

  • der Datensammlung
  • der Integration von Daten
  • der Datenspeicherung
  • der Aufbereitung
  • der Darstellung von Informationen

Die Methoden der Business Intelligence Lösungen

Als gesamtunternehmerischer Ansatz nutzen BI-Systeme verschiedene Instrumente, die auch in anderen Unternehmensabteilungen wie dem Controlling bereits zum Einsatz kommen:

  • die freie Datensuche aus dem Data Warehouse beantwortet gezielte Fragen zu bestimmten Werten
  • das Data Mining spürt mit Hilfe statistischer und mathematischer Verfahren und Algorithmen Zusammenhänge und verborgene Muster in großen Datenmengen auf
  • das Online Analytical Processing (OLAP) erstellt Ad-hoc-Analysen
  • Reporting-Analysen vergleichen automatisch Ist-Zustände mit vorgegebenen Soll-Verhältnissen (zum Beispiel bei Lagervorräten) und erstellen einfache Prognosen
  • Balanced Scorecards (BSC) ermitteln festgelegte Kennzahlen aus den Zahlen der Buchhaltung sowie der Geschäftsprozesse

Warum benötigst du eine separate BI-Software?

Warenwirtschaftsprogramm, Controlling-Software, computergestützte Finanzbuchhaltung, ERP-System – in großen Unternehmen wird eine Vielzahl von IT-Anwendungen eingesetzt, die bereits eine große Menge an Daten einsammeln und auf Wunsch auch analysieren können. Warum solltest du dich dennoch für eine Business Intelligence Software entscheiden? Dafür sprechen mehrere Gründe:

1. Die Software ist genau auf deine Bedürfnisse angepasst. Intelligente Programme erstellen dir praxisrelevante Auswertungen, die dich bei notwendigen Entscheidungen unterstützen, auf fundierter Datenbasis und zeitnah. In unserer digitalen und schnelllebigen Welt kann das überlebenswichtig sein.

2. Die Datenbanken der BI-Software erfassen die Daten nicht nur, sie sind in der Lage, Daten aus Vorsystemen oder gar von externen Datenquellen in eine einheitliche Form zu übersetzen. Erst damit werden auch die Informationen aus anderen Unternehmensteilen, aus dem Ausland (fremde Währungen) oder auch anderen Buchhaltungssystemen in einem Konzern nutzbar.

3. Die Daten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt erfasst, Änderungen (etwa wenn im ERP-System weitergearbeitet wird) werden dann nicht mehr berücksichtigt und stören so nicht.

4. Die Datenverarbeitung benötigt Rechnerleistung und Speicherplatz – ein separat arbeitendes System beeinträchtigt die laufenden Prozesse im Geschäft nicht.

Vor der Auswahl geeigneter BI-Software: Die Bedarfsanalyse

Software für die Business Intelligence gibt es inzwischen für jedes Unternehmen, dabei spielen die Größe oder die Branche keine Rolle. Doch bevor du dich für eine BI-Software entscheidest, untersuche genau deinen Bedarf. Entwickle also eine komplette BI-Strategie, die du umsetzen möchtest. Plane dafür ausreichend Zeit ein. Zu empfehlen ist eine Beratung bei Business Intelligence-Experten. Auch für die Testphase und die Einführung eines BI-Systems in deinem Hause gibt es Spezialisten, die dich gern begleiten. Über diese Fragen solltest du vorab nachdenken:

1. On-Premises- oder Cloud-Lösung? Wo soll deine Software installiert werden? Möchtest du sie im eigenen Hause haben (On-Premises), so benötigst du eine leistungsfähige Hardware. Datensicherheit und die notwendigen Updates musst du selbst orgsanisieren. Damit entstehen hohe Kosten – dafür bist du auch jederzeit Herr über deine Daten. Software in der Cloud ist günstiger, meist wird sie als SaaS (Software-as-a-Service) angeboten. Dann zahlst du nur für die Nutzung der Funktionen eine Gebühr, die du wirklich in Anspruch nimmst. Der Anbieter der Software übernimmt die Installation der BI-Software, die Wartungen und auch die Updates. Achte aber darauf, wo die Server der Cloud stehen. Informiere dich vorab genau über die Datensicherheit und den Schutz vor unbefugten Zugriffen.

2. Vorgefertigte Software, die du anpassen lässt, oder Open Source Software? Ob On-Premises oder Cloud-Software, die Standardversionen sind in der Regel kostenpflichtig. Damit du flexibel mit ihnen arbeiten kannst, müssen sie genau auf deine Bedürfnisse abgestimmt sein oder sogar angepasst werden. Das übernimmt meist ein Dienstleister, wenn du keine eigene IT-Abteilung im Unternehmen aufgebaut hast. Bei einer Open Source Software dagegen ist der Quellcode frei verfügbar. Du kannst damit die Versionen selbst weiterentwickeln und für deinen Bedarf nutzen. Nicht immer ist eine Open Source Business Intelligence Software allerdings kostenfrei.

3. Welche Bereiche deines Unternehmens sind an der Datenerfassung beteiligt und welche fremden Quellen sollen genutzt werden? Wähle Mitarbeiter aus, die dich bei der Implementierung des BI-Systems unterstützen.

4. Wie hoch ist dein Budget für die Anschaffung der Hard- und Software, wie viel Geld kannst du für Folgekosten ausgeben?

5. Wie kannst du die Mitarbeiter für deine BI-Strategie motivieren, welche Schulungen sind für die Software notwendig?

Die wichtigsten Anbieter von BI-Software – ein Überblick

Business Intelligence Lösungen können nur dann effizient genutzt werden, wenn sie genau für dein Geschäft passen. Eine generelle Empfehlung für ein bestimmtes Produkt kann es daher nicht geben. Die Unternehmensgröße, die Anzahl der User und die einzubeziehenden Geschäftsfelder sind wichtige Faktoren, wenn es um die Auswahl der Software und ihren Preis geht. Die folgende Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, die Liste stellt auch keine Bewertung der Produkte dar.

Microsoft Power BI

Der amerikanische Softwaregigant bietet auch im Bereich der BI-Systeme mit der Power BI eine Software, die sich durch eine gute Bedienbarkeit auszeichnet. Wer gern mit Excel arbeitet, wird sich auch hier schnell zurechtfinden. Die cloudbasierte Software eignet sich für kleine, mittlere und große Unternehmen ebenso wie für gemeinnützige Organisationen oder Vereine. Alle eigenen Datenquellen können zu einem übersichtlichen Dashboard zusammengeführt werden. Die Möglichkeiten, andere Anwendungen wie Google Analytics, Salesforce (eine CRM-Software) oder MailChimp einzubinden, überzeugen die User. Ausgewählte Daten können dann mit wenigen Clicks visualisiert und in Berichten ausgewiesen werden. Interessant für kleine Unternehmen oder Vereine ist die kostenlose Basisversion, die allerdings auf dem eigenen Rechner installiert werden muss.

Schwerpunkte sind hier die Analyse der Daten, die Erstellung von Berichten und die Visualisierung. In der Version Power BI Pro kommt dann mit der Speicherung in der Cloud auch der Echtzeit-Abruf von Daten hinzu. Bei Microsoft Power BI entstehen Lizenzkosten in Höhe von 9,99 Dollar je Monat und je Nutzer. Nur auf Anfrage erhältst du einen Preis für die Power BI Premium, die mit dedizierten Speicherkapazitäten überzeugt, mit der große Mengen an Daten analysiert werden können. In allen Varianten der BI-Software gibt es mit der Power BI-App die Möglichkeit, auf die Daten auch mobil zuzugreifen – allerdings nur im Lesemodus.

SAP Analytics Cloud

Deutschlands wohl bekanntester Entwickler für ERP-Systeme, SAP, richtet sich mit einer Analytics Cloud eher an große Unternehmen und international agierende Konzerne. Die Software zeichnet sich durch ihren großen Funktionsumfang aus, sie beherrscht Business Intelligence ebenso wie die Finanzplanung und die Simulation geschäftlicher Abläufe (Predictive Analytics). Egal ob On-Premises-Anwendung oder Cloud-Software, alle unternehmenseigenen und viele externe Programme können einbezogen werden. Drag-and-drop-Bedienung, intuitive Benutzung der Oberfläche, Visualisierung per Mausklick – damit punktet auch die SAP Analytics Cloud. Der digitale Boardroom ermöglicht Ad-hoc-Reporte und gibt mit Live-Daten einen guten Überblick über die finanzielle Situation im Unternehmen. Erhältlich ist die Business Intelligence Lösung von SAP in zwei Varianten:

  • Basis-Version Business-Plan: kostet monatlich 21 Dollar je Nutzer, es können allerdings keine Planungen und keine Simulationen ausgeführt werden. Ihre Nutzung ist auf 20 User begrenzt.
  • Enterprise-Plan: bietet vollen Funktionsumfang und eignet sich für große Unternehmen. Die Anzahl der Lizenzen ist nicht begrenzt. Den Preis dafür musst du allerdings bei SAP direkt anfragen.

IBM Cognos Analytics

Weltweit tätige Unternehmen mit einer Vielfalt von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zählen zu den Nutzern der BI-Software Cognos Analytics von IBM. Erhältlich ist sie als Cloud- und als On-Premises-Installation. In den Dashboards sowie in den Berichten lassen sich Geopositionierungsfunktionen sehr gut integrieren. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, Sprachsteuerung und automatische Erstellung von Berichten sind die besonderen Features von IBM. Umfangreiche Beratung und zuverlässigen Service bieten zahlreiche IBM-Partner in Deutschland. Erhältlich sind:

  • Cloud-Version: vollwertige Software, das für 14,47 Dollar monatlich je Lizenz angeboten wird. Sie kann kostenfrei für 30 Tage getestet werden.
  • Enterprise: kann sowohl auf eigenen Servern als auch in der Cloud betrieben werden. Ihren Preis musst du bei IBM erfragen.

Board Intelligence

Die Business Intelligence Lösung Board zählt zu den Marktführern in diesem Segment und konnte bereits viele namhafte Kunden überzeugen. Sie kann sowohl On-Premises installiert oder in der Cloud genutzt werden. Präsentiert wird hier eine All-in-one-Lösung, denn mit der Software werden die Ansätze der BI mit dem Performance Management und Predictive Analytics zusammengeführt. Die Self-Service-Software zeichnet sich durch eine große Agilität und Flexibilität aus, ihre Benutzeroberfläche erlaubt eine intuitive Bedienung mittels Drag-and-Drop. Große und mittlere Unternehmen, für die diese Software vor allem geeignet ist, können so maßgeschneiderte eigene Analysen erstellen. Die Kosten für das umfangreiche Programm musst du bei Interesse selbst erfragen.

Jedox CPM Software

Spezialist für Corporate Performance Management und Business Intelligence ist auch Jedox, ein 2002 in Freiburg gegründetes IT-Unternehmen. Die Software bietet Planung, Analyse und Forecast in einer BI-Plattform. Sie lässt sich sowohl cloudbasiert als auch auf eigenen Servern nutzen. Aussagekräftige Dashboards und eine intuitive Bedienung erleichtern den Kunden die Arbeit. Auf der Grundlage bereits fertiger CPM-Modelle können die Anwender eigene Lösungen jederzeit weiterentwickeln, auch ohne IT-Hilfe. Die Software wächst mit – und eignet sich damit auch für Start-ups mit Weitsicht, für mittlere Unternehmen und große Konzerne. Die Software ist in vier verschiedenen Versionen erhältlich, frage direkt nach einem Preisangebot:

  • „Essential“ bietet 5 Nutzerlizenzen und begrenzten Umfang.
  • „Business“ ist für 10 Nutzer erhältlich, weitere Lizenzen können erworben werden.
  • „Professional“ schließt das Predictive Forecast-Modell ein.
  • „Performance“ eignet sich für eine große Anzahl von Benutzern und erstellt sekundenschnell Auswertungen und Berichte.

Qlik Sense

QlikTech, ein 1993 gegründeter amerikanischer Softwareentwickler mit schwedischen Wurzeln, vertreibt die BI-Software Qlik Sense. Die Software nutzt die patentierte In-Memory-Technologie, die die Datenanalyse im Arbeitsspeicher des Anwenders ermöglicht. So können Milliarden von Datensätzen ausgewertet und die Ergebnisse mit einem Mausklick dargestellt werden. Qlik Sense, die Weiterentwicklung der bewährten Software QlikView, arbeitet mit Augmented Intelligence. Qlik Sense unterstützt die menschliche Intuition und unterbreitet Vorschläge, automatisiert bestimmte Prozesse und interagiert in natürlicher Sprache. Die Software arbeitet sowohl On-Premises als auch in der Cloud oder als Hybrid-Multi-Lösung. Die Business Intelligence Lösung Qlik Sense gibt es in zwei Varianten:

  • Qlik Sense Business: diese SaaS-Version eignet sich für kleinere Unternehmen oder Teams. Sie kostet, je nach Funktionsumfang, monatlich ab 30 Dollar je User.
  • Qlik Sense Enterprise: ist eine Multi-Cloud-Lösung, die sich für große Unternehmen anbietet. Es gibt hier keine Nutzerbeschränkung. In der Professional-Version, die einen uneingeschränkten Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen erlaubt, kostet eine Lizenz 70 Dollar je Monat. Die User-Lizenz, die nicht über Administratoren-Rechte verfügt, ist monatlich für 40 Dollar je User erhältlich.

Mit Business Intelligence Lösungen die Unternehmenssteuerung optimieren

Die speziellen BI-Systeme helfen dir also, dein Geschäft zu steuern. Sie automatisieren Auswertungen und optimieren dein Berichtssystem. Sie lohnen sich vor allem dann, wenn du eine Vielzahl von Geschäftsereignissen hast, die eine große Datenmenge erzeugen. Eine intuitiv zu bedienende Software ist heute bereits erschwinglich, ihr Einsatz muss jedoch gut vorbereitet sein. Externe Hilfe ist hier zu empfehlen, sowohl bei der Auswahl der für dich richtigen Software als auch bei ihrer Einführung.