Als Teilbereich eines unternehmenseigenen Controllings spielt das Produktionscontrolling vor allem in der produzierenden Industrie bzw. im herstellenden Gewerbe eine entscheidende Rolle. Die zunehmende Digitalisierung der Produktion bietet hier umfangreiche Möglichkeiten der Datenerfassung und -auswertung, so dass betriebliche Prozesse gut überwacht und optimiert werden können. Controller schaffen damit die Voraussetzungen, dass das Management flexibel und vor allem zeitnah auf sich ändernde Bedingungen in den umkämpften Märkten reagieren kann.
Produktionscontrolling: Die Definition
Unter Produktionscontrolling wird die Gesamtheit aller Maßnahmen verstanden, die zur Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Leistungserstellung innerhalb der Produktion ergriffen werden. Schwerpunkte der Betrachtung sind dabei
- der Verbrauch von Ressourcen
- die Ergebnisse der Leistungserstellung
- das Verhältnis zwischen In- und Output
- die Beziehung zwischen einzelnen Prozessen innerhalb der Produktion.
Hauptaufgabe des Controllings ist die Koordinierung der verschiedenen Managementmaßnahmen in der Produktion und in ihrer Vorbereitung, um die Wirtschaftlichkeit und die Effizienz zu optimieren.
Die Aufgaben des Produktionscontrollings
Der betriebliche Prozess der Leistungserstellung in modernen Fertigungsunternehmen ist heute durch eine große Flexibilität und einen hohen Grad an Automatisierung geprägt. Der enorme Kostendruck zwingt zu einer minimalen Lagerhaltung und kurzen Durchlaufzeiten. Alle Bereiche sind miteinander vernetzt. In solch komplexen Strukturen gewährleistet nur eine einheitliche Planung und Steuerung den reibungsarmen Ablauf der Produktion. Genau hier setzt das Produktionscontrolling an. Es übernimmt:
a) Die Gewinnung und Aufbereitung von Informationen
Leistungsfähige IT-Systeme und funktionale Software sichern in modernen Produktionsunternehmen die Datenerfassung und Aufbereitung. Das Produktionscontrolling gibt ein ganzes System von Daten vor, die ständig erfasst werden, zum Beispiel:
- Materialeingang und -verbrauch
- hergestellte Einheiten innerhalb einer bestimmten Zeit
- Personaleinsatz
- Maschinenauslastung
- (…)
Das Controlling wertet diese Informationen systematisch aus. Je größer der Umfang der Produktion und des Sortiments, desto umfangreicher sind die Sachverhalte. Viele Unternehmen setzen daher intelligente Enterprise Resource Planning-Software ein. Solche ERP-Systeme vernetzen die einzelnen Betriebsbereiche auch im Datenbereich. Das spart Zeit und Geld, denn eine doppelte Erfassung der Informationen wird verhindert. Außerdem stehen die Zahlen jedem Berechtigten sehr schnell zur Verfügung. Auf der Basis der Daten entsteht ein Berichtswesen, das die Grundlagen für Entscheidungen der Produktionsleitung und der Geschäftsführung liefert. Dafür einige Beispiele:
Die Kosten- und Erlösrechnung verwendet die Informationen zum Ressourcenverbrauch (Material- und Personalkosten) für die Kalkulation von Selbstkosten der erstellten Leistungen. Diese werden für die Kalkulation des Verkaufspreises, aber auch für die betriebliche Weiterberechnung von Kosten benötigt. Gleichzeitig werden sowohl Optimierungspotenzial in der Produktion als auch Kostensteigerungen im Einkauf aufgedeckt.
Auf der Grundlage der erfassten Informationen lassen sich verschiedene betriebswirtschaftliche Kennzahlen ermitteln. Das Produktionscontrolling entwickelt ein genau auf das Unternehmen abgestimmtes System solcher Kennzahlen. Typisch für einen Industriebetrieb wären zum Beispiel:
- der Bestand und der Wert von Waren sowie fertigen und unfertigen Produkten
- die Häufigkeit des Lagerumschlags
- die Durchlaufzeiten von Aufträgen
- die Anzahl der Aufträge, die sich im Verzug befinden
- optimale Losgrößen und Bestellmengen
- Qualitäts- und Ausschussdaten
- Auslastung der Arbeitsplätze und des Personals
Als Ergebnis der Datenanalyse entstehen verschiedene Kosten- und Leistungsberichte, die im Produktionscontrolling selbst, aber auch in anderen Unternehmensbereichen verwendet werden.
b) Die Planung und Kontrolle des Leistungsprozesses
Alle gesammelten Erkenntnisse des ersten Teilbereichs des Produktionscontrollings werden dafür verwendet, die Produktion effizient zu planen und zu steuern. Hauptschwerpunkte sind daher die Erstellung verschiedener Planungen sowie das Durchführen von Abweichungsanalysen. Hier führt das Controlling die verschiedenen Informationen zusammen, koordiniert und vermittelt. Dabei werden die Entscheidungsträger aller betroffenen Bereiche einbezogen. Im Sinne der Unternehmensführung werden verschiedene Zeithorizonte betrachtet:
- Eine langfristige strategische Planung entscheidet über das grundlegende Vorgehen des Unternehmens. Das bezieht sich im Bereich der Produktion zum Beispiel auf die eingesetzten Technologien oder auf die Standortwahl. Voraussetzung sind eine umfangreiche Marktanalyse sowie die ständige Kunden- und Konkurrenzbeobachtung.
- Aufgabe einer taktischen (mittelfristigen) Planung ist die konkrete Umsetzung der Unternehmensstrategie. Hierfür wird die Struktur der Fertigung festgelegt und ihr Ablauf grob geplant. Stichworte sind zum Beispiel die Größe des Sortiments, die Einführung einer flexiblen Produktion nach Kundenwunsch oder auch die Entscheidungen zur Fertigungstiefe. Auch wichtige Investitionsentscheidungen gehören dazu. Produktionscontroller führen auch Investitionsrechnungen sowie Make-or-Buy-Vergleiche durch.
- In der operativen Planung werden dann letztlich die kurzfristigen Steuerungsmaßnahmen ausgearbeitet. Zu den detaillierten Planungen zählen hier die Budgetierung, die Kapazitäts- und Terminplanung, die Personaleinteilung sowie konkrete Zielvorgaben für einen definierten Zeitraum.
Alle Planungen werden regelmäßig kontrolliert, Abweichungen aufgedeckt und analysiert. Die Ermittlung ihrer Ursachen hilft dem Unternehmen, flexibel zu reagieren. Planungen müssen dann angepasst, Strategien geändert werden. Das betrifft Kosten und Preise ebenso wie die Absatzmengen oder das Auftreten insgesamt auf dem Markt.
c) Das Zusammenführen verschiedener Führungsbereiche
Die Optimierung der betrieblichen Prozesse kann das Controlling nur dann erfolgreich vorantreiben, wenn alle Führungskräfte einbezogen werden. Daher gehört die Koordination mit anderen Abteilungen zu den wichtigsten Aufgaben des Produktionscontrollings. Das heißt vor allem, den Informationsfluss zu sichern. Das gilt sowohl für das Erfassen der Daten als auch für die Bekanntgabe der Ergebnisse des Controllings. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in die verschiedenen Unternehmensbereiche ein:
- in die Steuerung des Materialeinkaufs und der Logistik
- in die Gestaltung von Preisen im Vertrieb
- in die konkrete Abstimmung von Marketingmaßnahmen zur Verkaufsförderung
- in die pünktliche Bereitstellung von qualifiziertem Personal
- in die Erfassung wichtiger Daten durch die Finanzbuchhaltung
In Fertigungsbetrieben ist das Produktionscontrolling das Herzstück des Controllings, das ausgewählte Methoden und Kennzahlen für die Steuerung des Leistungsprozesses nutzt. Controller, die hier tätig werden, müssen sich nicht nur durch eine Affinität zu Zahlen auszeichnen, sondern auch praktisches Verständnis mitbringen.
