Projektcontrolling: Definition, Aufgaben & Beispiele

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Projektcontrolling: Definition, Aufgaben & Beispiele

Das Projektcontrolling ist Teil eines erfolgreichen Projektmanagements und leistet hier einen wichtigen Beitrag zur Steuerung der internen Abläufe. Dabei liegt die Überwachung des Projektes nicht nur im Interesse des Projektleiters selbst, sondern steht auch im Fokus des Unternehmensmanagements – schließlich geht es hier um die Effizienz des Projektes.

Projektcontrolling – die Definition

Die Arbeit in Projektstrukturen findest du heute in fast jedem modernen Unternehmen. Dabei werden für das Erreichen bestimmter Ziele abteilungsübergreifende Teams gebildet, die ihre Erfahrungen und ihre Kenntnisse einbringen. Das Projektmanagement wird vom Projektleiter übernommen. Zu dessen Aufgaben gehört auch das Controlling, denn schließlich bindet das Projekt erhebliche personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen. Unter dem Begriff Projektcontrolling werden daher alle Maßnahmen zusammengefasst, die zur Sicherung von Projektzielen ergriffen werden. Das Controlling ermittelt zuerst, welche Ressourcen für das Projekt erforderlich sind und überwacht die Einhaltung der Kosten während der Durchführung. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören

  • der Soll-Ist-Vergleich im Bereich der Kosten sowie in der Zeitplanung
  • das Feststellen von Abweichungen und die Bewertung von Konsequenzen
  • das Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen
  • die Mitarbeit bei der Planung von Gegenmaßnahmen und Kontrolle der Ausführung.

Die Aufgaben des Projektcontrollings

Unterscheiden kannst du zwei Zielrichtungen des Projektcontrollings:

  • das operative Projektcontrolling, das in der Regel durch den Projektleiter koordiniert wird und innerhalb des Projektes die Überwachung übernimmt
  • das strategische Controlling, das durch die Unternehmensleitung initiiert wird und das Projekt insgesamt bewertet und kontrolliert.
Aufgaben des Projektcontrollings
Aufgaben des Projektcontrollings

Die Aufgaben des operativen Controllings im Projekt

Im Projektmanagement werden die Rahmenbedingungen des temporären Projektteams definiert:

1. Welches Ziel soll mit dem Projekt erreicht werden?
Eine Aufteilung in einzelne Teilziele bzw. Teilschritte erleichtert die Arbeit.

2. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung bzw. sind erforderlich?
Dabei geht es um personelle, zeitlich und finanzielle Aspekte – wie viele Arbeitsstunden dürfen aufgewendet werden, welche Mitarbeiter sind beteiligt, welches Material wird benötigt?
Daraus entwickelt sich eine Kostenplanung für das Projekt, verbunden mit der Aufstellung von Budgets.

3. Welche Termine sollen eingehalten werden?
Zeitliche Projektabläufe lassen sich mit Meilensteindiagrammen oder anderen visuellen Mitteln sehr gut darstellen. So werden neben dem Anfang und dem Enddatum auch einzelne Projektschritte terminiert.

Hauptaufgabe des operativen Projektcontrollings ist die Überwachung dieses Projektrahmens. Dabei gilt es immer wieder, den Ist-Zustand mit den Anforderungen des Unternehmens an das Projekt zu vergleichen:

1. Werden die gewünschten Teilergebnisse erreicht?
Kann das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden?

2. Wie hoch sind die tatsächlichen Aufwendungen für das Projekt?
Wird das Kostenbudget eingehalten?
Welche Maßnahmen können ergriffen werden, wenn Abweichungen auftreten?

3. Ist das Projekt im Zeitplan?
Sind Änderungen innerhalb der Planung notwendig, um das Gesamtziel termingerecht zu erreichen?

Das strategische Projektcontrolling

Projekte müssen sich in die lang- und mittelfristige Planung von betrieblichen Abläufen des Unternehmens einfügen. Dabei ist es Aufgabe des Managements, die Projekte anzustoßen, sie zu priorisieren und ihnen die benötigten Mittel zur Verfügung zu stellen. Entscheidungen über die Ressourcenverteilung in einer Unternehmung werden immer auch unter strategischen Gesichtspunkten getroffen. So priorisieren Betriebe mit hohen Wachstumszielen eher solche Projekte, die neue Produkte entwickeln oder weitere Märkte erschließen. Dagegen stehen bei Unternehmen, die aufgrund eines harten Wettbewerbs unter starkem Kostendruck stehen, oft Optimierungsprojekte (wie zum Beispiel die Einführung einer effizienteren Software) im Mittelpunkt. Projektleiter berichten daher regelmäßig an das Management über den Ablauf und den Stand ihres Projektes. Dabei sind vor allem Zeit- oder Budgetüberschreitungen kritisch, denn sie beeinflussen auch die Planung des gesamten Unternehmens.

Beispiele für Maßnahmen des Projektcontrollings

In der Praxis haben sich verschiedene Methoden bewährt, die auch du für das Projektcontrolling nutzen kannst. Die Grundlagen dafür legt das Projektmanagement. Für einen erfolgreichen Abschluss des Projektes lohnt es sich daher, bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt beide Seiten zu verzahnen.

Ausgangspunkt unseres Beispiels:

Ein Fertigungsunternehmen aus dem Maschinenbau beschäftigt 50 Mitarbeiter. Für eine optimale Maschinenauslastung arbeiten sie rund um die Uhr im Drei-Schicht-System. Das Unternehmen möchte das System der Arbeitszeiterfassung optimieren und dafür eine moderne Software einführen. Damit soll künftig die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden genauer und manipulationssicher erfolgen. Außerdem erhofft sich das Unternehmen eine deutliche Reduzierung des Aufwandes bei den vorbereitenden Arbeiten zur Lohnabrechnung, was hier zu einer Kostensenkung führt.

1. Die Zielsetzung des Projektes

a) Strategisch setzt die Geschäftsführung das mittelfristige Ziel, ein neues Zeiterfassungssystems zu installieren. Da der Betrieb nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt, strebt das Management eine langfristige Zusammenarbeit mit einem Serviceunternehmen an.

b) Das Projektmanagement entwickelt eine Grobplanung für das Projekt. Mit einem Projektstrukturplan setzt es gleichzeitig Teilziele mit entsprechenden Terminen, die sogenannten Meilensteine. Außerdem werden die notwendigen Ressourcen ermittelt. Die Meilensteine des Beispielprojekts sind:

  1. Projektvorbereitung
  2. Erstellen einer Grobkonzeption mit Meilensteinen
  3. Auswahl einer Software und eines Servicedienstleisters
  4. Anschaffung der notwendigen Hard- und Software
  5. Einführung der Software
  6. Auswertung der Erfahrungen mit der Software nach einer angemessenen Betriebszeit

c) Im Projektcontrolling wird der Sachstand des Projektes bei Erreichen bestimmter Meilensteine in Prozent bewertet. Der Controller definiert zu jedem dieser Schritte ein „Quality Gate“ – ein Qualitätstor. Erst wenn dieses erreicht worden ist, darf der nächste Schritt erfolgen:

  1. 10 Prozent: bei Abschluss der Projektvorbereitung
  2. 20 Prozent: nach Fertigstellung des Projektstrukturplans
  3. 40 Prozent: nach Auswahl der Software und des Servicedienstleisters
  4. 50 Prozent: nach Installation der notwendigen Hardware
  5. 60 Prozent: nach erfolgreicher Einführung der Software
  6. 100 Prozent: nach Auswertung der Erfahrungen mit der Software nach einer angemessenen Betriebszeit, nach Abschluss von ergriffenen Korrekturmaßnahmen = Projektziel erreicht

2. Die Überwachung des Kostenbudgets

a) Das Gesamtbudget für die Anschaffung und Einführung der Software wird von der Geschäftsleitung vorgegeben.

b) Das Projektmanagement bricht dieses Budget auf die einzelnen Posten herunter und erstellt einen Projektkostenplan. Gleichzeitig wird eine Möglichkeit geschaffen, die tatsächlich anfallenden Kosten zu erfassen.

c) Beliebte Methode im Projektcontrolling ist EVA – die Earned Value Analyse. Auf Grundlage der vollständigen Kostenplanung des Projekts analysiert der Controller hier zu festgelegten Stichtagen die Ist-Werte, stellt Abweichungen fest und sucht nach Gegenmaßnahmen. Dazu kann spezielle Controlling-Software verwendet werden, das Projektteam entscheidet sich jedoch für eine Excel-Datei. Hier stellt der Verantwortliche jedem budgetierten Posten den Ist-Wert gegenüber, sobald der entsprechende Rechnungsbeleg in der Buchhaltung eingegangen ist. Das Projektcontrolling meldet dem Leiter des Teams, dass der geplante Betrag für den künftigen Service des Systems nicht eingehalten werden kann. Trotz intensiver Verhandlungen ist der Vertragspreis etwa 10 Prozent höher als erwartet. Da es sich um eine langfristige Geschäftsbeziehung handelt und die höheren Kosten so viele Jahre liquiditätswirksam sind, beantragt der Projektleiter daraufhin eine Freigabe der notwendigen finanziellen Mittel.

3. Die Kontrolle des Projektzeitplans

a) Das Management sieht für die Durchführung des Projekts insgesamt einen Zeitraum von 15 Monaten vor. Vorgesehen ist eine längere Phase, in der die Software bereits genutzt wird, die Erfahrungen der täglichen Anwendung ausgewertet und bei Problemen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

b) Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektteams ist das Aufstellen des Meilensteinplanes. Dazu wird der Projektablauf im Diagramm visualisiert. Jeder Teil des Projektes erhält seine eigene Farbe und wird mit einem Anfangs- und Endtermin definiert. Das Team plant bewusst Pufferzeiten ein.

c) Der Projektcontroller möchte die Einhaltung des Zeitplanes regelmäßig kontrollieren und vereinbart daher mit dem Projektleiter, in den 14-tägigen Besprechungen des Arbeitsteams einen entsprechenden Tagesordnungspunkt aufzunehmen. Besonders zeitkritische Arbeitsschritte überwacht er wöchentlich. Er erstellt eine Meilenstein-Trendanalyse und arbeitet die aktuellen Erkenntnisse regelmäßig ein. Am Anfang lief das Projekt lange Zeit planmäßig. Die Auswahl der Software für die Zeiterfassung konnte sogar einige Tage früher abgeschlossen werden als geplant. Dann zogen sich jedoch die Einführung des Systems und die Schulung der Mitarbeiter sehr lange hin. Obwohl die Ursache mit einem hohen Krankenstand bekannt war, konnten keine geeigneten Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Die Abarbeitung der Kundenaufträge hatte hier Vorrang. So wurde der Termin für diesen Meilenstein weit überschritten. Das Projektteam stand vor der Wahl, entweder die Testphase zu verkürzen oder die Gesamtzeit des Projektes zu verlängern. In Absprache mit der Geschäftsführung entschied man sich für die zweite Variante, um den Gesamterfolg nicht zu gefährden. Das Projekt wurde dann nach 18 Monaten vollständig abgeschlossen.