Die Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens bildet die Basis für die betriebliche Erfolgsrechnung und die Preiskalkulation. Dafür werden alle zweckbezogenen Erträge und Kosten berücksichtigt. Doch im Laufe eines Jahres gibt es auch andere Ausgaben, die in der Buchhaltung erfasst und auch in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verbucht werden.
Die Definition des neutralen Aufwandes
Der Begriff „Neutraler Aufwand“ kennzeichnet im Rechnungswesen solche Ausgaben, die nicht betrieblich veranlasst sind oder die nicht in diese Wirtschaftsperiode gehören. In der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) der Periode werden sie nicht als Kosten erfasst, da sie die Auswertungen verzerren würden. Die Betriebswirtschaftler unterscheiden drei Sachverhalte:
- betriebsfremde Aufwendungen
- periodenfremde Ausgaben
- außerordentliche Aufwendungen.
Auch Erträge können neutral sein – wenn sie nicht im betrieblichen Leistungsprozess oder in der laufenden Periode entstanden sind.
Darum gehört neutraler Aufwand nicht in die Kosten- und Leistungsrechnung
Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung ist ein genauer Vergleich zwischen den Erträgen aus dem betrieblichen Leistungsprozess und den dafür aufgewendeten Kosten. Dabei dürfen einmalige Sachverhalte, außergewöhnliche oder periodenfremde Zahlungen keine Rolle spielen. Ihre Berücksichtigung in der Preiskalkulation etwa würden die Ergebnisse dort verfälschen. Eine erhöhte Kostenbasis führt zu teureren Preisen, die sich am Markt nicht durchsetzen lassen. In der Planung des Betriebes führen einmalige Erlöse, die als regelmäßig eingestuft werden, zu unkorrekten Annahmen und damit zu viel zu optimistisch gestimmten Entscheidungen. Solche Fehler lassen sich nur schwer wieder korrigieren. Eine genaue Abgrenzung zwischen regelmäßigen betrieblichen und allen außergewöhnlichen, betriebs- oder periodenfremden Aufwendungen und Erlösen bereits im Rechnungswesen ist daher sehr wichtig.
In einem Beispiel eines Unternehmens aus dem produzierenden Gewerbe werden die Unterschiede deutlich:
| Gewinn- und Verlustrechnung | Betriebliche Erfolgsrechnung | |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | 1.000.000,00 € | 1.000.000,00 € |
| sonstige Erträge | 50.000,00 € | |
| Erträge | 1.050.000,00 € | 1.000.000,00 € |
| Materialaufwand | 320.000,00 € | 320.000,00 € |
| Personalaufwand | 350.000,00 € | 350.000,00 € |
| Abschreibungen | 200.000,00 € | 200.000,00 € |
| sonstige betrieblich veranlasste Aufwendungen | 100.000,00 € | 100.000,00 € |
| betriebliche Aufwendungen | 970.000,00 € | 970.000,00 € |
| nicht betriebliche Aufwendungen | 30.000,00 € | |
| periodenfremde Aufwendungen | 20.000,00 € | |
| außerordentliche Aufwendungen | 10.000,00 € | |
| Ergebnis | 20.000,00 € | 30.000,00 € |
In der Gewinn- und Verlustrechnung aus der doppelten Buchführung errechnet sich ein Ergebnis für die Periode in Höhe von 20.000 €. Dieser Gewinn ist die Grundlage für die Ertragsbesteuerung. Die betriebliche Erfolgsrechnung der Kosten- und Leistungsrechnung zeigt ein Ergebnis von 30.000 €, da alle Erlöse und Aufwendungen, die nicht im Rahmen des betrieblichen Leistungsprozesses entstanden sind, nicht berücksichtigt wurden. Kritisch wird es, wenn hier ein negatives Ergebnis verbleibt. Einmalig wird ein Betrieb das verkraften können, auf längere Sicht jedoch werden die Reserven des Unternehmens aufgezehrt und der Betriebszweck nicht mehr erfüllt. Ein Überleben der gesamten Unternehmung ist dann unwahrscheinlich.
Neutraler Aufwand und neutrale Erlöse in der GuV
In der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung nach Handelsgesetzbuch § 275 wirst du den neutralen Aufwand und auch die entsprechenden Erträge vergeblich suchen. Die Buchhalter erfassen beide Positionen auf entsprechenden Sachkonten, die in der GuV dann unter den sonstigen (nicht betrieblichen) Erträgen oder Aufwendungen ausgewiesen werden.
Beispiele für den neutralen Aufwand
Betriebsfremde Aufwendungen
Als betriebsfremd musst du solche Ausgaben werten, die nicht für den tatsächlichen Betriebszweck entstehen und somit keinen Beitrag zum betrieblichen Leistungsprozess leisten. Hier einige Beispiele:
- die jährliche Spende für den gemeinnützigen Verein
- die Ausgaben wie zum Beispiel die Grundsteuer, Energie und Instandhaltung für unternehmenseigene Wohnungen oder Grundstücke (wenn der Geschäftszweck nicht tatsächlich Vermietung und Verpachtung ist)
- der Kauf von Beteiligungen an anderen Unternehmen.
Periodenfremde Aufwendungen
Periodenfremd sind Kosten dann, wenn sie nicht in dem Jahr anfallen, in dem auch der entsprechende Erlös entstanden ist. In der Regel wird dieser Aufwand bereits als Rückstellung in der Bilanz verbucht, so dass sie als Kosten auch erfasst sind. Dennoch passiert es immer wieder, dass solche Sachverhalte erst später bekannt werden oder auch in ihrer Höhe unterschätzt werden – die Rückstellungen der Kosten also zu niedrig sind. Beispiele dafür sind
- Gutschriften für Wareneinkäufe
- Steuernachzahlungen für Vorjahre, etwa nach einer Betriebsprüfung.
Außerordentliche Aufwendungen
Nicht regelmäßiger Aufwand kann durchaus betrieblich veranlasst sein, zum Beispiel die Sonderabschreibung an einer Maschine, die verschrottet werden musste. Dennoch darf sie nicht in der KLR berücksichtigt werden, um die Berechnung des betrieblichen Ergebnisses nicht zu beeinflussen.
Beispiel:
Ein Maschinenbauunternehmen hat ein CNC-Bearbeitungszentrum angeschafft, um einen speziellen Auftrag eines Stammkunden regelmäßig zu bearbeiten. Monatlich werden 100 Stücke bearbeitet. Die weiteren Daten:
Buchwert der Maschine
01.01. des Jahres: 30.000,00 €
Restliche Nutzungsdauer: 5 Jahre
Lineare Abschreibungsrate: 6.000,00 €
Abschreibung je Auftrag im Monat: 5,00 €
In der Kosten- und Leistungsrechnung wird für die Bearbeitung eine Maschinenabnutzung (Abschreibungsanteil) von 5,00 € je Stück kalkuliert.
Durch ein Schadensereignis Ende Dezember des laufenden Jahres erleidet die Maschine einen Totalschaden und muss verschrottet werden (dass eine Versicherung dafür einspringt, wird hier vernachlässigt). In der GuV wird erfasst:
01.01. des Jahres: 30.000,00 €
Abschreibung des Jahres: – 6.000,00 €
Buchwert 30.12.: 24.000,00 €
Außerordentliche Abschreibung: – 24.000,00 €
Buchwert 31.12.: 0,00 €
Eine Erfassung in der Kosten- und Leistungsrechnung unterbleibt jedoch – die Zuordnung von 240 € (24.000 € / 100 Stück) auf jedes bearbeitete Stück im Dezember würde jede Kalkulation sprengen. Erst mit einer Ersatzbeschaffung muss die KLR sich entscheiden, ob ihre Kalkulationsbasis noch exakt ist und den Wert gegebenenfalls anpassen.
Weitere Beispiele für außerordentlichen Aufwand:
- Instandsetzung der Produktionshalle nach einem Schadensereignis (wenn die Kosten nicht durch eine Versicherung gedeckt sind)
- Sonderabschreibungen auf eine Beteiligung an einer anderen Gesellschaft
- Ausgaben für ein Firmenjubiläum.
Als neutraler Aufwand werden also im Rechnungswesen verschiedene Aufwendungen verstanden. Diese sind entweder nicht betrieblich veranlasst oder nicht in der zu betrachtenden Wirtschaftsperiode entstanden und bleiben daher bei der Ermittlung des betrieblichen Ergebnisses außen vor.
