Die eigenen Räume für die Ausführung des Geschäftes zu nutzen, ist für viele Unternehmer ein Glücksfall. Sie schätzen die Unabhängigkeit in ihren Entscheidungen und sparen Mietkosten. Doch ein fairer Kostenvergleich mit Mitkonkurrenten wird durch die fehlenden Ausgaben eher erschwert. In der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigen erfahrene Unternehmer daher kalkulatorische Mieten.
Die Definition des Begriffes „Kalkulatorische Miete“
Kalkulatorische Kosten findest du nur im internen Rechnungswesen, wie die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) auch genannt wird. In der Finanzbuchhaltung werden sie nicht erfasst. Kalkulatorische Mieten werden als Aufwand für genutzte Räumlichkeiten erfasst, wenn das Unternehmen diese selbst besitzt und nicht angemietet hat. Kalkulatorische Mieten zählen daher zu den Zusatzkosten bei den kalkulatorischen Kosten, denn sie entstehen zusätzlich zu den bereits in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen.
Wann nutzen Unternehmen kalkulatorische Buchungen für Räume bzw. Gebäude?
In der Finanzbuchhaltung werden als Kosten solche Aufwendungen erfasst, die sich aufgrund vertraglicher Pflichten ergeben und die sich mit Hilfe von Rechnungen oder anderen Dokumenten belegen lassen. Sie mindern den Gewinn des Betriebes und beeinflussen so seinen Erfolg, die geleisteten Zahlungen wirken sich auf die laufende Liquidität aus. Als Miete fällt also nur dann Aufwand an, wenn für betrieblich genutzte Räume auch tatsächlich Verträge abgeschlossen wurden und dann regelmäßig Entgelt bezahlt wird. Wenn dein Unternehmen eigene Gebäude besitzt, so musst du in der Regel nach deren Anschaffung keine Zahlungen mehr leisten. Aufwendungen entstehen dann lediglich
- für die Abschreibung des Gebäudes, das sind 3 Prozent des Anschaffungspreises (ab Baujahr 1985)
- für Zinsen, wenn Betriebsgebäude finanziert werden.
Verglichen mit ortsüblichen Mieten ist dieser verbuchte Aufwand jedoch oft zu niedrig. Das kannst du an diesem Beispiel gut erkennen:
| Betrieblich genutzt wird | Anschaffungskosten | Abschreibungsrate p.a. | Vergleichsmiete |
|---|---|---|---|
| Werkhalle, Baujahr 2010 | 330.000 € | 9.900 € | 60.000 € |
Für die Gewinn- und Verlustrechnung wird nur die jährliche Abschreibung berücksichtigt, diese mindert wiederum den Gewinn als Berechnungsgrundlage für die Ertragssteuern.
Die Formel für die kalkulatorische Miete
Leider gibt es keinen einheitlichen Weg, wie du die kalkulatorische Miete berechnen kannst. Entscheidend ist die ortsübliche Miete, die für Räume vergleichbarer Lage, Größe und Ausstattung gezahlt werden müsste. In vielen großen Städten oder Ballungsgebieten gibt es einen Gewerbemietspiegel, an dem du dich orientieren kannst. Auch die für dich zuständige Industrie- und Handelskammer, dein Steuerberater und auch deine Hausbank (wenn sie regional tätig ist) können dir hier helfen.
Die kalkulatorische Miete in der Kosten- und Leistungsrechnung
Als Unternehmer möchtest du nicht nur wissen, wie viel Gewinn du erzielst und wie hoch deine Steuerverpflichtungen sind, sondern auch, ob dein Betrieb wirtschaftlich gesund ist und wie er im Vergleich mit anderen Firmen deiner Branche dasteht. Dabei hilft dir eine interne Kosten- und Leistungsrechnung, die du zusätzlich zur Finanzbuchhaltung eingerichtet hast. Zu ihren Aufgaben gehören auch die Kalkulation deiner Selbstkosten und Verkaufspreise sowie die Ermittlung des internen Betriebsergebnisses. Für ein realistisches Bild ist es wichtig, dass du bei all deinen Geschäftsabläufen marktübliche Bedingungen unterstellst. Eventuelle Verzerrungen durch unterschiedliche Besitzverhältnisse gleichst du durch kalkulatorische Kostenbuchungen aus. Dazu zählt auch die kalkulatorische Miete.
Kalkulatorische Kosten gehören in der Regel zu den Gemeinkosten. Die Auswirkungen der kalkulatorischen Miete zeigen wir am Beispiel einer (vereinfachten) Preiskalkulation für ein Produkt eines Maschinenunternehmens. Das erste Kalkulationsschema bezieht nur den Aufwand der GuV ein, bei der Kalkulation II ist eine kalkulatorische Miete berücksichtigt:
Der Maschinenhersteller nutzt für die Fertigung einer bestimmten Maschinenart seine eigene Werkhalle. Eine vergleichsweise Monatsmiete würde 5.000 € betragen. Gerechnet wird mit einer Produktion von 50 Stück je Monat, so dass sich im Kalkulationsschema die Fertigungsgemeinkosten um 100 € erhöhen.
| Kosten je Stück | Kalkulation I | Kalkulation II |
|---|---|---|
| Materialeinzelkosten | 1.000 € | 1.000 € |
| Materialgemeinkosten 25% | 250 € | 250 € |
| Fertigungskosten | 500 € | 500 € |
| Fertigungsgemeinkosten 50% | 250 € | |
| Fertigungsgemeinkosten 70% | 350 € | |
| Herstellkosten der Produktion | 2.000 € | 2.100 € |
| Verwaltungsgemeinkosten 20% | 400 € | 420 € |
| Vertriebsgemeinkosten 10% | 200 € | 210 € |
| Selbstkosten | 2.600 € | 2.730 € |
Bei der Kalkulation seines Verkaufspreises je Stück sollte der Fabrikant also Kosten von 2.730 Euro berücksichtigen. Nur dann sind seine Preise mit denen der Mitbewerber vergleichbar.
Kalkulatorische Kosten beeinflussen auch das Betriebsergebnis, wenn sie berücksichtigt werden. Diese wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl ist Bestandteil vieler weiterer Kennzahlenformeln. Werden kalkulatorische Kosten vernachlässigt, dann verfälscht sich auch die Bewertung des eigenen Unternehmens.
Auch hierfür ein Beispiel:
Das Maschinenbauunternehmen hat die selbst genutzte Werkhalle im Jahr 2010 für einen Preis von 330.000 € erworben und den Kaufpreis langfristig finanziert. In seiner Gewinn- und Verlustrechnung der jährlichen Bilanz werden 3 % Abschreibungen berücksichtigt. Das sind 9.900 €. Dazu kommen Zinsaufwendungen von 10.000 €. In der GuV bleibt ein Betriebsergebnis von 70.000 € für das letzte Geschäftsjahr. Der Unternehmer ist zufrieden, denn mit seinem eingesetzten Eigenkapital in Höhe von 1 Millionen Euro hat er so eine Rendite von 7 % erwirtschaftet. Damit steht er im Vergleich mit anderen Maschinenbauern gut da, denn diese erzielen im Durchschnitt nur 6 %.
Doch berücksichtigt man die kalkulatorische Miete in Höhe von 60.000 €, die er in seinem Ort für eine vergleichbare Werkhalle hätte bezahlen müssen, dann muss die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens kritischer betrachtet werden. Die aktualisierten Zahlen:
| GuV | KLR | |
|---|---|---|
| Abschreibungen | 9.900 € | 0 |
| Zinsen | 10.000 € | 0 |
| Miete | 0 | 60.000 € |
| Gewinn | 70.000 € | 29.900 € |
| Rendite (bei Eigenkapital 1 Mio €) | 7 % | 3 % |
Diese Rendite liegt deutlich unter dem Wert seiner Mitbewerber. Der Unternehmer muss sich also Gedanken um seine Wettbewerbsfähigkeit machen.
Die Berücksichtigung der kalkulatorischen Miete und weiterer kalkulatorischer Kosten hilft dir also, dich mit den Unternehmen deiner Branche zu vergleichen. Die Analyse deiner Finanzzahlen wird realistischer. So erkennst du rechtzeitig, ob du gesund wirtschaftest und kannst deinen Betrieb aktiv steuern.