Vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben des produzierenden Gewerbes und im Handwerk wird der Betriebsabrechnungsbogen, kurz auch BAB genannt, für die Kalkulation von Selbstkosten und Verkaufspreisen genutzt. So stellen die Verantwortlichen sicher, dass tatsächliche alle entstehenden Kosten der Leistungserstellung berücksichtigt werden. Wie dabei vorgegangen wird, erfährst du hier.
Betriebsabrechnungsbogen – die Definition
Der Betriebsabrechnungsbogen ist eine Methode der Kosten- und Leistungsrechnung, mit der die betrieblich angefallenen Gemeinkosten von den Nebenkostenstellen auf die Hauptkostenstellen übertragen werden. Aufbauend auf den Daten der Buchhaltung, wird damit eine Verteilung des Aufwandes auf die Kostenstellen erreicht, in denen er tatsächlich verursacht worden ist. Punktgenau ist so eine Kostenkontrolle möglich. Unterschieden wird zwischen einem einstufigen und einem mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogen.
Die Systematik der Kosten- und Leistungsrechnung
Die KLR wird auch als das interne Rechnungswesen bezeichnet. Hier ermittelt ein Unternehmen seine Kosten und ordnet sie den verschiedenen Kostenträgern und Kostenstellen zu. Dabei unterscheidest du zwischen
- den Einzelkosten, die direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden und die in den Hauptkostenstellen anfallen
- die Gemeinkosten, die entweder in den Hauptkostenstellen selbst (zum Beispiel die Gemeinkosten in der Fertigung) oder in den Hilfs- bzw. in den allgemeinen Kostenstellen anfallen.
Hier einige Beispiel für das Entstehen der Gemeinkosten:
- die Stromkosten (Energie) werden von den Hauptkostenstellen Fertigung und Verwaltung, aber auch in den Hilfskostenstellen Lager und Gebäude verursacht
- der Aufwand im Lager muss von der Fertigung übernommen werden
- von der Miete (Gebäudekosten) profitieren die allgemeinen Kostenstellen Kantine und Fuhrpark, aber vor allen die Hauptkostenstellen Fertigung und die Verwaltung
- die Heiz- und Brennstoffkosten für das Gebäude und den Fuhrpark
In der Preiskalkulation für einen Kostenträger (also ein einzelnes Produkt oder eine Dienstleistung) reicht es nicht aus, wenn du nur die Einzelkosten der Fertigung und der Verwaltung berücksichtigst. Dann nämlich setzt du den Verkaufspreis zu niedrig an, die Kosten können so nicht vollständig gedeckt werden. Auf längere Sicht gefährdest du das Überleben des Unternehmens.
Der BAB der BWL setzt hier genau an – nach einem genau definierten Schlüssel verteilt er die Gemeinkosten auf all die Kostenstellen, die von ihnen profitieren. Damit erreichst du eine verursachergerechte Abrechnung, die eine genaue Preiskalkulation erlaubt. Es bleibt dem Betrieb selbst überlassen, ob er den Betriebsabrechnungsbogen monatlich, quartalsmäßig oder erst am Jahresende aufstellt. Wichtig ist jedoch, stets identische Verteilschlüssel im BAB anzuwenden.
Warum wird dafür eine separate Rechnung benötigt?
Mit der Verteilung der Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen durch den Betriebsabrechnungsbogen allein ist es jedoch nicht getan. Für die Preiskalkulation musst du ermitteln, wie hoch der jeweilige Prozentsatz ist, mit dem sich die Hauptkostenstellen an den Gemeinkosten insgesamt beteiligen müssen. Mit dem BAB berechnest du daher einen Zuschlagssatz (solch eine Kalkulation wird auch als Zuschlagskostenkalkulation bezeichnet). Ein einfaches Schema für diese Preisermittlung sieht so aus:
Material-Einzelkosten
+ Materialgemeinkosten (als Zuschlag auf die Materialkosten)
+ Fertigungs-Einzelkosten
+ Fertigungsgemeinkosten (als Zuschlag auf die Fertigungskosten)
= Herstellkosten
+ Verwaltungsgemeinkosten (als Zuschlag auf die Verwaltungskosten)
= Selbstkosten
Der Aufbau eines Betriebsabrechnungsbogens
Mit dem Betriebsabrechnungsbogen erfasst du alle Daten in einer Tabelle. Dafür eignet sich ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel sehr gut. Einige Vorarbeiten sind notwendig:
- die Erfassung aller Einzel- und Gemeinkosten und die Zuordnung zu den Kostenstellen in der Buchhaltung
- die Definition der allgemeinen Kostenstellen, Hilfs- oder Hauptkostenstellen
- die Ermittlung der Beteiligung der Kostenstellen an den Gemeinkosten insgesamt
- die Festlegung geeigneter Verteilschlüssel des BAB (zum Beispiel Energieverbrauch nach Kilowattstunden, Miete nach genutzten Quadratmetern)
Der einfache Betriebsabrechnungsbogen
Der einstufige BAB eignet sich gut für eine Kostenübersicht. In der Regel konzentrierst du dich hier auf vier Kostenstellen im Tabellenkopf. In der ersten Spalte werden alle Gemeinkosten aufgelistet. Die einzelnen Daten stammen dann entweder aus Belegen innerhalb des Unternehmens (Materialentnahmescheine etc.) oder direkt aus der Buchhaltung. Alternativ werden sie durch die Anwendung der Verteilschlüssel berechnet.
| Hauptkostenstellen / Kostenart | Summe | Material | Fertigung | Verwaltung | Vertrieb |
| Betriebs- und Hilfsstoffe | 60.000 € | 10.000 € | 25.000 € | 10.000 € | 15.000 € |
| Gehälter | 105.000 € | 15.000 € | 15.000 € | 50.000 € | 25.000 € |
| Miete | 85.000 € | 5.000 € | 50.000 € | 20.000 € | 10.000 € |
| Abschreibungen | 50.000 € | 5.000 € | 40.000 € | 5.000 € | 0 € |
| Summe Gemeinkosten | 300.000 € |
Für die Ermittlung der Zuschlagssätze einer Kalkulation setzt du dann die Gemeinkosten zu den Einzelkosten ins Verhältnis. Der Zuschläge für die Verwaltungs- und die Vertriebskosten basieren dann auf der Summe aller Herstellkosten:
| Hauptkostenstellen / Kostenart | Summe | Material | Fertigung | Verwaltung | Vertrieb |
| Summe Gemeinkosten | 350.000 € | 35.000 € | 130.000 € | 85.000 € | 50.000 € |
| Einzelkosten | 350.000 € | 270.000 € | |||
| Zuschlagssatz | 10,00% | 48,45% | 10,82% | 6,37% | |
| Herstellkosten | 785.000,00 € | 385.000,00 € | 400.000,00 € |
Der mehrstufige Betriebsabrechnungsbogen
Diese Methode ist detaillierter und genauer als der einstufige BAB und eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die viele unterschiedliche Kostenstellen bebuchen oder ein breites Sortiment unterschiedlicher Produkte oder Dienstleistungen kalkulieren müssen. Mit einem mehrstufigen BAB kannst du auch innerbetriebliche Leistungen gut weiterberechnen. Wir zeigen dir einen Betriebsabrechnungsbogen an einem Beispiel (alle Werte sind Jahreswerte):
| Hauptkostenstellen | |||||
| Gemeinkosten | Betrag gesamt | allgemeine Kostenstellen | Hilfs-kostenstellen | Fertigung | Verwaltung |
| Energie | 250.000 € | ||||
| Verteilschlüssel – nach kWh | 1.000.000 | 50.000 | 100.000 | 600.000 | 250.000 |
| Kosten der Kostenstellen | 12.500 € | 25.000 € | 150.000 € | 62.500 € | |
| Versicherung | 50.000 € | ||||
| Verteilschlüssel – nach Anzahl Mitarbeiter | 100 | 10 | 5 | 70 | 15 |
| Kosten der Kostenstellen | 5.000 € | 2.500 € | 35.000 € | 7.500 € | |
| Abschreibung | 200.000 € | ||||
| nach Anteil am Buchwert | 100% | 10% | 5% | 65% | 20% |
| Kosten der Kostenstellen | 20.000 € | 10.000 € | 130.000 € | 40.000 € | |
| Miete des Gebäudes | 500.000 € | ||||
| Verteilschlüssel – nach genutzten qm |
200.000 | – | 20.000 | 120.000 | 60.000 |
| Kosten der Kostenstellen | – € | 50.000 € | 300.000 € | 150.000 € | |
Horizontal führt das Unternehmen alle Hilfs- und Hauptkostenstellen auf. Als Hauptkostenstelle wird dabei eine Kostenstelle betrachtet, auf die direkte Kosten eines Kostenträgers erfasst werden. Neben- oder Hilfskostenstellen dagegen erbringen ihre Leistungen für eine Hauptkostenstelle, sie liefern also zu. Vertikal werden dann die verschiedenen Gemeinkostenarten genannt.
Willst du für den Betriebsabrechnungsbogen den Verteilschlüssel berechnen, gehst du so vor:
- Wie hoch sind die Gemeinkosten je Einheit, die insgesamt entstanden sind?
- Multipliziere diesen Kostensatz mit den in Anspruch genommenen Einheiten.
Die Formel dafür lautet:
Anteil der Kostenstelle = Summe der Gemeinkosten / Gesamte Einheiten * benötigte Einheiten
Beispiel: Die Kosten für den Strombezug betrugen insgesamt 250.000 € für den Verbrauch von 1 Million Kilowattstunden. Davon wurden in der Fertigung 600.000 kWh verbraucht.
Die Formel angewendet:
Anteil der Fertigung = 250.000 € / 1.000.000 kWh * 600.000 kWh = 150.000 €
An jeder Kostenstelle kannst du jetzt die Gesamtkosten ablesen. Die Verteilung erfolgt nun von den allgemeinen Kostenstellen über die Hilfskostenstellen bis zu den Hauptkostenstellen. Als Verteilschlüssel verwendest du die Menge der abgegebenen Einheiten:
| Hauptkostenstellen | |||||
| Gemeinkosten | Betrag gesamt | allgemeine Kostenstellen | Hilfs-kostenstellen | Fertigung | Verwaltung |
| Gesamtkosten der Kostenstellen | 1.000.000 € | 37.500 € | 87.500 € | 615.000 € | 260.000 € |
| Umlage 1 | 37.500 € | ||||
| abgegebene Einheiten | – 100 | 20 | 70 | 10 | |
| Gemeinkosten | – 37.500 € | 7.500 € | 26.250 € | 3.750 € | |
| Zwischensumme 1 | – € | 95.000 € | 641.250 € | 263.750 € | |
| Umlage 2 | |||||
| abgegebene Einheiten | 200.000 | 200.000 | 0 | ||
| Gemeinkosten | – 95.000 € | – 95.000 € | – € | ||
| Zwischensumme 2 | – € | 546.250,00 € | 263.750,00 € | ||
Damit sind alle Gemeinkosten auf den Hauptkostenstellen verteilt. Je mehr einzelne Hilfs- und Hauptkostenstellen ein Unternehmen hat, desto mehr Spalten werden benötigt und desto umfangreicher wird die Berechnung.
Für die Ermittlung des Zuschlagssatzes werden die Gemeinkosten dann ins Verhältnis zu den Einzelkosten gesetzt – dabei berechnet sich der Satz für die Verwaltung immer auf die gesamten Herstellkosten (Gesamtkosten der Fertigung):
| Hauptkostenstellen | |||||
| Einzelkosten | Fertigung | Verwaltung | |||
| Material | 1.000.000 € | ||||
| Fertigung | 500.000 € | ||||
| Gesamt | 1.500.000 € | ||||
| Gemeinkosten | 546.250 € | 263.750 € | |||
| Kosten gesamt | 2.046.250 € | ||||
| Zuschlagssatz | 36,4% | 12,9% | |||
Die Zuschlagskalkulation für eines der Produkte des Beispiel-Unternehmens könnte so aussehen:
| Materialkosten | 10,00 € | |
| + Fertigungskosten | 5,00 € | |
| + Fertigungsgemeinkosten (als Zuschlag auf die Fertigungskosten) | 36,4% | 5,46 € |
| = Herstellkosten | 20,46 € | |
| + Verwaltungsgemeinkosten (als Zuschlag auf die Verwaltungskosten) | 12,9 % | 2,64 € |
| = Selbstkosten | 23,10 € |
Verschiedene Vorlagen für einen Betriebsabrechnungsbogen findest du im Internet, auch Excel-Vorlagen lassen sich downloaden. Definiere deine Verteilschlüssel vorab genau, nur dann kannst du verschiedene BAB auch vergleichen.