Personalcontrolling: Definition, Aufgaben & Beispiele

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Personalcontrolling: Definition, Aufgaben & Beispiele

Das Personalcontrolling ist ein noch junger Bereich der Unternehmensplanung und -steuerung. In Zeiten des Fachkräftemangels und der zunehmenden Veralterung des Personals in der deutschen Wirtschaft gewinnt es stetig an Bedeutung. Organisiert wird dieses Controlling oft direkt in der Personalabteilung, große Betriebe oder Konzerne jedoch gliedern es auch in das Controlling-Team ein.

Die Definition des Personalcontrollings

Als Personalcontrolling wird die Gesamtheit aller unternehmerischen Maßnahmen bezeichnet, die zur Kontrolle und Steuerung aller personellen Vorgänge notwendig sind. Diese umfassen die Ermittlung und Planung des Personalbedarfs, die Steuerung der Personalbeschaffung sowie die Entwicklung von Kontrollmechanismen und relevanten Kennzahlen im Personalbereich. Ziel des Personalcontrollings ist die Erstellung von Entscheidungsvorlagen für das Management. Dieses muss in der Lage sein, jederzeit die notwendige Anzahl an Mitarbeitern mit der erforderlichen Qualifikation zu beschäftigen. Nur so können die betrieblichen Prozesse reibungslos ablaufen – damit trägt das Controlling im Bereich Human Resources (HR) einen entscheidenden Anteil am Unternehmenserfolg.

Die wichtigsten Bereiche des Personalcontrollings und ihre Aufgaben

Jedes Unternehmen mit seinen individuellen Mitarbeiteranforderungen, seiner auf die Erfolgsziele ausgerichteten Philosophie und auch mit seinen gelebten Führungsstilen benötigt ein eigenes Konzept für das Personalcontrolling. Planen, steuern, kontrollieren – diese grundsätzlichen Aufgaben im Controlling finden sich in verschiedenen Bereichen des HR-Controllings wieder. Grundlage ist zunächst die permanente Sammlung von Informationen. Ihre strukturierte Aufbereitung ermöglicht eine zielgerichtete Auswertung durch die Verantwortlichen. Die Informationserfassung zieht sich dabei über alle Abteilungen und auch über alle geschäftlichen Prozesse, an denen Personal aktiv beteiligt ist. Personalcontroller sind daher auch für die Koordination der verschiedenen Abteilungen in Personalfragen verantwortlich. Adressaten des Controllings sind sowohl die Personalabteilung selbst als auch das Management bzw. die Geschäftsführung des Unternehmens. Die vier Bereiche des Controllings im Bereich Human Resources:

1. Das quantitative Personalcontrolling

Controlling basiert auf Informationen und Zahlen – die Erfassung und Aufbereitung relevanter Daten ist eine der Hauptaufgaben des Personalcontrollings. Dabei bestimmen die Anforderungen des Managements den Umfang der Datensammlung. Ein ganzes System von Kennzahlen wird im Personalcontrolling entwickelt, um die relevanten Geschäftsabläufe mit Mitarbeiterbezug abzubilden. Heute nutzt man dafür natürlich moderne EDV-Systeme, so kann die doppelte Erfassung von Daten vermieden werden. Außerdem stehen die Informationen sehr zeitnah und allen Verantwortlichen gleichzeitig zur Verfügung. In regelmäßigen Abständen, meist monatlich oder quartalsweise, werden die Kennzahlen dann berechnet. Optisch aufbereitet in Reports oder Berichten werden sie dann an die Entscheidungsträger weitergegeben.

2. Das strategische Personalcontrolling

Strategisches Personalcontrolling bedeutet die langfristige Ausrichtung des Personalmanagements, um die Ziele des Unternehmens im Mitarbeiterbereich systematisch verfolgen zu können. Dabei geht es um die Entwicklung der Anzahl der Beschäftigten, um Fragen ihrer Qualifikation und um Ausbildungsthemen. Strategisch sind auch die Entscheidungen zum Umgang mit Zeitarbeitern und die Wahl der passenden Partner aus diesem Bereich. Dieser Teil des HR-Controllings ordnet sich daher in die strategische Gesamtplanung des Betriebes ein.

3. Operatives Personalcontrolling

Auf einen kurz- und mittelfristigen Planungshorizont zielt das operative Personalcontrolling. Auf Grundlage der Unternehmensstrategien wird hier die Frage beantwortet, wie die mittelfristigen Ziele erreicht werden sollen. Es geht um Methoden und Wege, um Kosten und Nutzen, um Erfolg und Finanzierung. Dabei spielt die aktuelle Auftragslage ebenso eine Rolle wie der derzeitige Krankenstand, die Anzahl schwangerer Mitarbeiterinnen oder die Angestellten in Elternzeit. Das Controlling unterstützt hier auch das Personalmanagement – gemeinsam entwickelt man geeignete Planungsmethoden und wertet Soll-Ist-Vergleiche aus.

4. Das qualitative Personalcontrolling

Die sogenannten „weichen“ Faktoren im Management dürfen natürlich gerade im Personalbereich nicht vernachlässigt werden. Dabei spielen das Image des Unternehmens und der Führungsstil eine ebenso wichtige Rolle wie die Mitarbeiterbindung und die Identifizierung mit den Zielen der Firma.

Instrumente des Personalcontrollings

Viele bereits im Controlling erprobte Methoden und Berechnungen lassen sich auch im Personalcontrolling anwenden, wenn sie entsprechend modifiziert wurden. Dazu zählen

– die Ermittlung von Kennzahlen des Personalcontrollings, wie

  • Personalbedarf
  • Personalbestand
  • Mitarbeiterstruktur (Geschlecht, Alter, Beschäftigungsgruppen)
  • Personalkosten
  • Personalproduktivität
  • Personalbeschaffungskosten
  • Fluktuationsrate
  • Krankenquote, Unfallquote und Ausfalltage
  • Überstundenquote
  • Weiterbildungszeit

– Vergleiche von Kennzahlen und Benchmarks

Die berechneten Kennzahlen können mit den Daten des eigenen Unternehmens verglichen werden, entweder als Soll-Ist-Vergleich oder auch als Vergleich mit den Zahlen der Vorperioden. Benchmarks können auch mit den Mitbewerbern verglichen werden. Insgesamt wird so in vielen Bereichen die Entwicklung des eigenen Personals sichtbar.

– Zeitreihen und Planungen

Durch die Darstellung der Informationen in Zeitreihen und das Aufstellen von Prognoseplanungen werden die Daten aufbereitet. Fehlentwicklungen werden so schnell sichtbar. Das erlaubt auch zeitnahes Reagieren auf schwierige Situationen und zeigt dann bald, ob die Maßnahmen erfolgreich waren.

– Human Resources Scorecard

Ausgehend von der Balanced Scorecard des Unternehmens erstellt das Personalcontrolling ein eigenes System von Kennzahlen. Für diese strategisch wichtigen Zahlen (zum Beispiel Personalkosten, Personalproduktivität) gibt die Unternehmensleitung klare Zielvorgaben. Bei Über- oder Unterschreitung der Werte muss kurzfristig reagiert werden.

– Human Resources Due Dilligence

Gerade in der Phase von Transaktionen wird das Personalwesen des Unternehmens betrachtet. Hier geht es um die Bewertung und das Erkennen von Chancen und Risiken innerhalb der Unternehmenskultur, des Führungsstils und der verwendeten Personalinstrumente.

– SWOT-Analyse

Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen im Bereich der Mitarbeiter und in ihrer Führung werden hier analysiert. Dabei vergleicht man auch immer mit dem Wettbewerber.

– Mitarbeiterbefragungen

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Arbeitsbedingungen und ihrem Arbeitgeber erfährt das Controlling am besten über direkte Befragungen. So lernt das Management auch weitere Bedürfnisse und Anregungen kennen. Die Auswertung der Fragebögen liefert wichtige Erkenntnisse für das qualitative Personalcontrolling.

HR-Controlling übernimmt also eine Vielfalt von Aufgaben, seine Bedeutung wächst. Viele Unternehmen haben das erkannt, beschäftigen eigene Personalcontroller und arbeiten so auch in diesem Bereich langfristig und zielgerichtet.