Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und die richtigen Prioritäten zu setzen – das hilft dir, strukturiert zu arbeiten und Ziele in der gewünschten Zeit zu erreichen. Im Management, im Controlling und auch in der Betriebswirtschaftslehre (BWL) wird dafür gern das Verfahren der ABC-Analyse genutzt. Im Mittelpunkt steht dabei die ABC-Klassifizierung, also eine Einteilung nach Bedeutung der einzelnen Segmente.
Die Definition der ABC-Analyse
Als ABC-Analyse bezeichnen Wirtschaftsexperten eine betriebswirtschaftliche Analysemethode, die die einzelnen zu betrachtenden Objekte entsprechend ihrer Bedeutung absteigend ordnet:
- Klasse A: Sehr wichtig
- Klasse B: Wichtig
- Klasse C: Nicht wichtig
Auf dieser Wichtung der Objekte basieren dann wichtige Entscheidungen, z.B. die Reihenfolge der Bearbeitung in einem Produktionsprozess. Erstmals beschrieben wurde die ABC-Analyse im Jahr 1951 durch H. Ford Dickie, einem amerikanischen Manager, der bei General Electric tätig war. Grundgedanke der Analysemethode ist, ähnlich wie bei dem Pareto-Prinzip von Vilfredo Pareto (80/20-Regel) oder der Lorenzkurve (benannt nach Max Otto Lorenz), den Fokus der Arbeit zuerst auf das Allerwichtigste zu konzentrieren.
Das Ziel der ABC-Analyse
Mit der ABC-Analyse lassen sich besonders komplexe wirtschaftliche Sachverhalte auf das Wesentliche reduzieren und gut grafisch darstellen. Dieses Analyseverfahren wird daher in den unterschiedlichsten Bereichen des wirtschaftlichen Lebens eingesetzt. Als allgemeine Ziele der ABC-Analyse benennt die BWL
- die zielgerichtete Planung und Steuerung betrieblicher Prozesse durch das Setzen von Prioritäten
- das Aufdecken von Optimierungs- und Rationalisierungspotential
- die Erhöhung der Effizienz
- die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und die Vermeidung von unwirtschaftlichen Anstrengungen.
Die Berechnung der Zahlen für die ABC-Analyse
Für die Bewertung der verschiedenen wirtschaftlichen Sachverhalte musst du zuerst die jeweiligen Anteile an der Gesamtgröße (also z.B. am Jahresumsatz, am Lagerwert, am Gesamteinkaufswert) ermitteln. Dafür solltest du sinnvolle Gruppierungen vornehmen. Dann ermittle, welche Gruppen den größten Anteil am Output aufweisen und wie hoch dieser für die anderen ist.
Beispiel aus dem Lager eines Gartenfachhändlers:
| Sortiment | Jahresumsatz | Anteil | kumuliert |
|---|---|---|---|
| Pflanzen | 900.000 € | 60 % | |
| Elektrische Gartengeräte | 300.000 € | 20 % | 80 % |
| Bewässerungstechnik | 100.000 € | 7 % | |
| Dünge- und Pflanzenschutzmittel | 100.000 € | 7 % | |
| Kleingeräte | 50.000 € | 3 % | 17 % |
| Sämereien | 30.000 € | 2 % | |
| Fachliteratur | 20.000 € | 1 % | 3 % |
| Gesamt | 1.500.000 € | 100 % | 100 % |
Dabei berücksichtigt die Rechnung der ABC-Analyse dann das Prinzip, dass für ein Ergebnis von 80 Prozent eigentlich nur 20 Prozent an Input erforderlich sind:
- mit 20 % der Artikel erreichst du 80 % des Umsatzes
- 20 % deines Sortiments binden 80 % Kapital im Lager usw.
Natürlich sind die gewählten Anteile in Prozent frei wählbar – du kannst auch die erste Gruppe mit 75 Prozent oder die zweite bis zu 10 Prozent einteilen.
Zur Erklärung der ABC-Analyse oben trägt diese Tabelle bei:
| Klassifizierung | Anteil am Bestellwert insgesamt | Artikelgruppe |
|---|---|---|
| A-Produkt | Anteil am Jahresumsatz: 80 Prozent | Pflanzen, Elektrische Gartengeräte |
| B-Produkt | Die folgenden 15 Prozent | Bewässerungstechnik, Dünge- und Pflanzenschutzmittel, Kleingeräte |
| C-Produkt | Geringer als 5 Prozent | Sämereien, Fachliteratur |
Der Gartenfachhändler erzielt den größten Umsatz mit Pflanzen und den elektrischen Helfern – diesen Produkten sollte er die meiste Aufmerksamkeit widmen. Daraus kann er Entscheidungen zu einer Einkaufs- und Marketingpolitik ableiten. Die Sämereien gehören sicher zu einem guten Fachmarkt, den Verkauf von Fachliteratur dagegen könnte er überdenken.
Beispiele: Die ABC-Analyse einfach erklärt
Die Einsatzmöglichkeiten der ABC-Analyse in den unterschiedlichen Geschäftsprozessen lässt sich am besten an typischen Beispielen erklären.
Die ABC-Analyse in der Beschaffung
In der Warenwirtschaft wird die ABC-Analyse vor allem im Bestellwesen genutzt. Dafür teilen die Verantwortlichen alle einzukaufenden Produkte bzw. Artikel in A-, B- und C-Güter ein. Kriterien dafür sind vor allem die Einkaufskosten sowie die Mengen. Eine Tabelle der ABC-Analyse der Beschaffung verdeutlicht dann die Prioritäten:
| Klassifizierung | Anteil am Bestellwert insgesamt | Bewertung |
|---|---|---|
| A-Güter | Mehr als 80 Prozent | Hohe Kosten, schwer beschaffbar, schwer zu ersetzen |
| B-Güter | Zwischen 15 und 5 Prozent | Leicht einzukaufen, hohe Stückzahlen im Markt vorhanden |
| C-Güter | Geringer als 5 Prozent | Massenartikel |
Einkäufer sind angehalten, Priorität auf die Waren der Gruppe A zu legen – diese sind so wichtig, dass sich intensive Verhandlungen mit den Lieferanten um Preise und Lieferkonditionen lohnen. Der Vorrat für preisintensive Güter beträgt nur wenige Einheiten, Just-in-Time-Lieferungen verringern zusätzlich den Lagerbestand und damit die Kapitalbindung.
Zur Gruppe B gehören Waren, die gut erhältlich sind und daher auch bei anderen Partnern eingekauft werden können. Langfristige Verträge sichern hier einen gleichbleibenden Preis über einen bestimmten Zeitraum. Das Mitführen der Vorratsstückzahlen durch eine permanente Inventur erlaubt das Anzeigen eines Mindestbestandes, bei dessen Erreichen automatisierte Bestellungen ausgelöst werden. Auch vereinbarte Lieferkontingente verringern hier das Risiko von Preissteigerungen.
Zur letzten Gruppe zählen Massenartikel sowie Kleinmaterialien, für die sich langwierige Verhandlungen einfach nicht lohnen. Um den Bestellaufwand zu verringern, können aufgrund ihrer niedrigeren Preise erhöhte Stückzahlen eingekauft werden. Preissteigerungen fallen hier kaum ins Gewicht.
Diese ABC-Analyse in der Materialwirtschaft beeinflusst auch die Auswahl der Lieferanten. Dabei ist es für die Einkäufer besonders wichtig, dass Waren der A-Gruppe zuverlässig und mit guten Zahlungskonditionen erworben werden können. So lohnt es sich, das Warensortiment auch nach Hersteller einzuteilen und die daraus entwickelte ABC-Analyse der Lieferanten mit der Tabelle der Warenwirtschaft zusammenzuführen.
Die ABC-Analyse für Kunden
Eine ABC-Analyse lohnt sich auch im Bereich des Verkaufs und des Vertriebs. So zielt eine ABC-Kundenanalyse im B2B-Geschäft auf die Jahresumsätze, die erreicht werden. Hier ein Beispiel:
| Klassifizierung | Anteil am Jahresumsatz insgesamt | Bewertung und Maßnahmen |
|---|---|---|
| A-Kunde | Mehr als 80 Prozent | Wichtiger Kunde, Aufbau einer guten Geschäftsbeziehung, intensive Verhandlung von Liefer- und Zahlungskonditionen, Zuordnung eines Kundenbetreuers, Erfüllen von Sonderwünschen |
| B-Kunde | Zwischen 15 und 5 Prozent | Einräumen von Standardkonditionen, Kundenbetreuung allgemein durch den Vertrieb |
| C-Kunde | Geringer als 5 Prozent | Kein Einräumen von Zahlungskonditionen |
Die ABC-Analyse von Produkten
Typisch für den Einzel- und Großhandel ist eine Analyse des Sortiments nach Absatzzahlen. Daraus lassen sich dann Entscheidungen zum Einkauf, zur Logistik und auch zur Einkaufspolitik ableiten. Auch das Marketing profitiert davon. Nachfolgend eine solche ABC-Analyse von Produkten als Beispiel:
| Klassifizierung | Anteil am Jahresumsatz insgesamt | Bewertung und Maßnahmen |
|---|---|---|
| A-Produkt | Mehr als 80 Prozent | Werden oft als „Schnelldreher“ bezeichnet, schnelle Nachlieferbarkeit sollte gesichert sein, Preiskalkulation mit hohem Deckungsbeitrag, um alle Kosten zu decken |
| B-Produkt | Zwischen 15 und 5 Prozent | „Mitteldreher“ , Absatzförderung durch gezieltes Marketing, wenn der Deckungsbeitrag stimmt |
| C-Produkt | Geringer als 5 Prozent | „Langsamdreher“ – ergänzen nur das Sortiment, blockieren Lagerplatz und binden unnötig Kapital, geprüft werden sollte ein Abverkauf durch einen Sonderpreis |
Die ABC-Analyse in der Logistik
Warenvorräte binden Kapital – die Logistikbranche ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen. Viele Großunternehmen und auch die Versandhändler lagerten ihre Lagerhaltung inzwischen an die Logistiker aus. Eine ABC-Analyse der Lagerprodukte orientiert sich auch hier an der Häufigkeit des Umschlags des Sortiments im Jahr sowie an ihrem Wert.
| Klassifizierung | Anteil am Lagerwert | Bewertung und Maßnahmen |
|---|---|---|
| A-Artikel | Die ersten 80 Prozent | Geringe Stückzahlen mit hohem Wert, große Kapitalbindung |
| B-Artikel | Die folgenden 15 Prozent | Mittlere Mengen mit geringeren Kosten |
| C-Artikel | Die restlichen 5 Prozent | Große Stückzahlen mit niedrigem Wert |
Mit dem Ziel, die Höhe der Kapitalbindung zu verringern, muss der Logistiker zuerst seine A-Artikel prüfen. Eine Verkürzung der Lagerdauer könnte durch individuelle Regelungen mit dem Verkäufer, aber auch durch gezielte Absprachen mit dem Kunden erreicht werden.
Die Schwächen der ABC-Analyse
Bei der Analyse deiner Daten und der anschließenden Gruppierung und Bewertung musst du immer beachten, dass es sich hier um eine Momentaufnahme handelt. Saisonale Unterschiede oder außergewöhnliche Ereignisse können die Ergebnisse beeinflussen. Außerdem besteht die Gefahr, sich zu sehr auf die Werte (also den monetären Aspekt) zu konzentrieren und „weiche“ Faktoren zu vernachlässigen. Eine ABC-Analyse allein sollte nicht Grundlage wichtiger wirtschaftlicher Entscheidungen sein. Weitere Auswertungen wie eine umfangreiche Kennzahlenanalyse sowie eine Deckungsbeitragsrechnung mit verschiedenen Szenarien sollten folgen.