ERP-System für kleine Unternehmen: Anforderungen & Tipps zur Auswahl

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ERP-System für kleine Unternehmen: Anforderungen & Tipps zur Auswahl

Die systematische Steuerung von Unternehmensprozessen ist keine exklusive Aufgabe großer Unternehmen. Auch in kleinen Betrieben hat die Zettelwirtschaft längst ausgedient und die Digitalisierung Einzug gehalten. Doch ein Großteil der Unternehmen beschränkt den Einsatz auf Exceltabellen und proprietäre Softwareanwendungen. Dabei sind modulare ERP-Systeme längst auch für Kleinunternehmen verfügbar.

Was bedeutet ERP?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning und meint erstmal nichts anderes als das Management von Geschäftsprozessen. Für das computergestützte Management dieser Prozesse werden sogenannte ERP-Systeme angeboten. Während diese in Großunternehmen nicht mehr wegzudenken sind, glauben kleine Unternehmen oft auf ein ERP-System verzichten zu können. Diese Einschätzung basiert meist auf fehlenden Kenntnissen über die Eigenschaften und Preise der am Markt angebotenen Systeme. Tatsächliche bieten ERP-Systeme in Kleinunternehmen zahlreiche Vorteile und ermöglichen die Geschäftsprozesse schlanker und effizienter zu gestalten.

Wofür wird die ERP-Software eingesetzt?

Mithilfe von ERP-Systemen lassen sich nahezu alle unternehmerischen Prozesse in einer Software abbilden, messen, kontrollieren und verbessern. Dadurch können innerbetriebliche Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und Fehlerquellen vermieden werden. Reibungslose und transparente Geschäftsabläufe sind heute auch für kleine Unternehmen als erfolgskritisch zu betrachten. Deshalb sollten Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, auf ERP-Systeme setzen. Als besonders vorteilhaft erweist sich dann in den meisten Fällen die deutlich einfachere Datenpflege und der Datenaustausch mit anderen, auch betriebsfremden Systemen, beispielsweise mit wichtigen Lieferanten, Versanddienstleistern, oder einem Steuerbüro.

Je konsequenter Unternehmen auf ERP-Systeme setzen, umso stärker können sie von den Vorteilen profitieren. Weil kleine Unternehmen in den meisten Fällen nicht über umfangreiches internes IT-Fachwissen verfügen und auch nur über begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen für die Informationstechnologie verfügen, sollten sie einige wichtige Punkte bei der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems für Kleinunternehmen beachten.

ERP-System für kleine Unternehmen auswählen

Der Markt für ERP-Systeme ist auf den ersten Blick sehr unübersichtlich. Über 300 ERP-Softwarelösungen werden in Deutschland angeboten. Hinzu kommt ein unüberschaubares Angebot betriebswirtschaftlicher und branchenspezifischer Softwareanwendungen. Neben den umfangreichen und weitverbreiteten Basissystemen, wie beispielsweise SAP, haben sich zahlreiche weitere Anbieter mit branchenspezifischen Lösungen im ERP-Markt mit etabliert. Viele dieser Systeme verfügen aber über einen Funktionsumfang, der gerade von kleinen Unternehmen weder ausgeschöpft werden kann noch überhaupt benötigt wird. Zudem erfordern diese Systeme in der Regel eine zeit- und kostenaufwendige Anpassung an die eigenen betrieblichen Prozesse.

Das haben auch die Hersteller erkannt und bieten inzwischen für Kleinunternehmen modulare ERP-Systeme an. Auf diese Weise lassen sich bestehende IT-Lösungen über offene Schnittstellen und Importfunktionen unkompliziert mit modernen ERP-Systemen verbinden. Ausgewählt werden nur die Module und Bausteine, die in der aktuellen betrieblichen Situation benötigt werden. Trotzdem sind die Unternehmen für weitere Entwicklungen gerüstet, denn die Systeme sind in der Regel entwicklungsfähig und lassen sich ohne großen Aufwand an neue betriebliche Herausforderungen anpassen. So können kleine Unternehmen den gefürchteten harten Schnitt vermeiden und ihre IT-Umgebung evolutionär an ihre Bedürfnisse anpassen.

Weiterer Vorteil: Im Gegensatz zu den großen Systemen, deren Anpassung einen hohen Programmieraufwand nach sich zieht, können die modularen Systeme individuell konfiguriert werden. Das ist nicht nur preiswerter, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig und wartungsintensiv. Ganz ohne Beratungs- und Implementierungskosten funktionieren aber auch die modularen Systeme nicht. Hinzu kommen Aufwendungen für die Wartung und Pflege, sowie für die Schulung aller mit dem System arbeitenden Mitarbeiter. Ist das System allerdings einmal grundlegend implementiert, dann normalisieren sich Beratungsbedarf und Wartungsaufwand wieder auf ein übliches betriebliches Niveau.

Kriterien, die ein ERP-System für Kleinunternehmen erfüllen sollte

  • Die einzelnen Module und Bausteine sollten einfach zu implementieren sein.
  • Das Gesamtsystem sollte flexibel anpassbar und erweiterbar sein.
  • Das Gesamtsystem muss für zukünftiges Wachstum skalierbar sein.
  • Die einzelnen Bausteine und Module müssen sich in die bestehende Softwarearchitektur integrieren lassen.
  • Die Kommunikationsfähigkeit mit anderen Systemen auch außerhalb des eigenen Unternehmens muss sichergestellt sein.
  • Die Kosten sollten sich flexibel an den individuellen Bedarf anpassen lassen.
  • Die Anwendung sollte benutzerfreundlich sein und moderne Arbeitsschutzrichtlinien berücksichtigen.
  • Die Anwendung sollte schnell erlernbar sein.

Lastenheft für die Auswahl einer ERP-Software

Bevor Unternehmen die Suche nach einem geeignetem ERP-System für Kleinunternehmen beginnen, sollten sie ihre Hausaufgaben in Form eines Lastenhefts machen. In einem Lastenheft werden alle Anforderungen an die neue Software zusammengetragen und priorisiert. Dabei gilt es alle Unternehmensbereiche und Abteilungen, aber auch Zweigstellen, Niederlassungen oder Vertriebsbüros zu berücksichtigen. Ist ein Unternehmen in größere Wertschöpfungsketten integriert, beispielsweise als Zulieferer in einer internationalen Lieferkette, so müssen auch daraus resultierende Anforderungen berücksichtigt werden. Für eine erfolgreiche Auswahl und Implementierung ist ein Lastenheft eine grundlegende Voraussetzung, ebenso wie die Frage nach der Zielsetzung. Es geht also um die Frage, was mit dem System erreicht werden soll.

Ob die ermittelten Anforderungen dann auch tatsächlich von einer ERP-Software erfüllt werden, lässt sich am einfachsten vom jeweiligen Anbieter beantworten. Diese erstellen ihre Angebote in der Regel nach Überprüfung des Lastenhefts. Kommt die Software grundsätzlich infrage, dann wäre ein befristeter Testlauf der nächste sinnvolle Schritt. Idealerweise mit echten Daten und Anwendungen aus dem Unternehmen, um einen möglichst realitätsnahen Eindruck zu erhalten.

Betreibermodelle für ERP-Systeme

Ist die Entscheidung gefallen, steht die Frage nach der Installation im Raum. Zur Wahl stehen üblicherweise On-Premises-Lösungen, bei denen die Software auf unternehmenseigenen Server läuft, oder eine Software-as-a-Service-Lösung, bei der über die Cloud auf die Server des Anbieters zugegriffen wird. Nicht jedes Unternehmen möchte eine so enge Bindung an einen Softwareanbieter und viele scheuen auch davor zurück, ihre Daten auf fremde Server auszulagern. Liegen diese womöglich noch in einem nicht EU-Staat, kommen eventuell noch Datenschutzprobleme hinzu.

Die Art der Installation hat oft noch Auswirkungen auf das Lizenzmodell und das Pricing. Für On-Premises-Lösungen müssen oft noch teure Lizenzen gekauft werden, die selbst bei kleinen Unternehmen einen fünfstelligen Betrag ausmachen können. Doch in der Praxis setzen sich immer mehr Abo- oder Subskriptionsmodelle durch. Dabei werden unterschiedlich umfangreiche Lösungen für eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer abgerechnet. Gerade bei modularen Systemen wird diese Form des Pricings immer öfter eingesetzt und bietet den Unternehmen eine klare und überschaubare Kalkulationsgrundlage.

Alternative Open Source

In den vergangenen Jahren wurden zusätzlich einige sehr umfangreiche Open Source ERP-Systeme entwickelt, die in den meisten Fällen auch für kleinere Unternehmen einsetzbar sind. Allerdings dürfen sich Unternehmen nicht von der kostenlosen Nutzung täuschen lassen. Neben teilweise komplizierten Lizenzbestimmungen müssen die Open Source Anwendungen immer auf die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden. Der dafür erforderliche Programmieraufwand ist oftmals weniger lukrativ als die bereits erwähnten Abomodelle. Dennoch kann Open Source eine Alternative sein, vor allem dann, wenn ein Unternehmen sehr spezielle Vorstellungen von einer Software hat.

Ausgewählte ERP-Systeme für Kleinunternehmen

  • Sage 50cloud
  • lexoffice
  • myfactory
  • SAP Business One
  • lexbizz
  • Oracle Netsuite
  • Microsoft Dynamics
  • Scopevisio
  • Weclapp
  • deltra Business
  • Xentral ERP